7 façons créatives d’augmenter l’utilisation des poinçons dans votre organisation

Introduction

Vous envisagez de mettre en place un logiciel de gestion du temps et des présences pour votre équipe, mais vous craignez que les employés ne l’adoptent pas, ce qui pourrait réduire l’impact des outils sur l’entreprise.

Nous examinerons les défis courants mais persistants auxquels les entreprises sont confrontées lors de la mise en œuvre des poinçons dans toute l’organisation. Il existe plusieurs stratégies pour surmonter ces défis et permettre à vos investissements dans les logiciels d’avoir un impact positif considérable.

À la fin de ce blogue, vous serez confiant quant à la manière de procéder pour inciter votre personnel à utiliser une application de gestion du temps et des présences pour les pointages d’entrée et de sortie

 

Table des matières

1. Les défis pour amener le personnel à utiliser les poinçons
2. 9 stratégies pour motiver les employés
3. Réflexions finales

 

Les défis pour amener le personnel à utiliser les pointeuses

Il est important de comprendre certains des défis importants lorsqu’il s’agit d’encourager les employés à utiliser les logiciels de gestion du temps et des présences ou les applications de pointage mobile. En explorant ces défis, vous aurez une compréhension approfondie de la façon dont ces problèmes peuvent persister et comment adresser les principales questions. 

Manque de confiance 

Lorsque des poinçons sont mis en place dans une entreprise, certains membres du personnel peuvent percevoir cela comme un signe de manque de confiance nécessitant la mise en place d’un programme de suivi. Ils ne sont pas certains comment les gestionnaires ou la direction utilisent les données et peuvent craindre des répercussions négatives  s’il y a des petites divergences de temps.

En réalité, c’est souvent le contraire : les équipes des ressources humaines et les gestionnaires souhaitent généralement que les heures de travail de leur équipe soient enregistrées correctement et que les paiements soient effectués à temps, afin de garantir une satisfaction constante des employés grâce à une paie précise.

Suivi et questions de confidentialité

Un autre défi lié au manque de confiance est la peur d’être suivi par un système de poinçon mobile utilisant le GPS. À cela s’ajoute la crainte de devoir télécharger des applications de travail sur un appareil personnel.

Ces deux points sont devenus une source de conflit pour l’industrie de la construction au Québec, car ils n’ont pas été correctement intégrés dans l’accord de négociation syndicale. En fin de compte, il existe des restrictions sur les données pouvant être collectées et sur l’utilisation des poinçons mobiles sur les chantiers, comme le suivi de localisation ou l’exigence d’utiliser des téléphones personnels.

Ces deux points sont devenus un sujet de discorde majeur pour l’industrie de la construction au Québec, car ils n’ont pas été correctement intégrés dans l’accord de négociation syndicale. Il est important de noter qu’il existe des restrictions sur les données pouvant être collectées et sur l’utilisation des poinçons mobiles sur les chantiers, notamment en ce qui concerne le suivi de localisation et l’exigence d’utiliser des téléphones personnels.

Évaluation de l’efficacité: la pertinence d’établir un nouveau processus 

Le processus actuel de remplissage des feuilles de temps ou d’enregistrement des données des poinçons peut être facile et efficace pour vos employés.

Pourquoi voudraient-ils changer un processus qui leur convient? L’idée d’adopter une nouvelle technologie qu’ils ne connaissent pas peut être mal accueillie, surtout si elle n’offre pas d’avantages évidents par rapport au processus actuel.

Communiquer de façon transparente les avantages de la nouvelle technologie et une formation adéquate peuvent aider à surmonter les réticences initiales.

Lecture recommandée: Comment améliorer votre organisation en 2024 grâce à un logiciel de gestion des ressources humaines

 

7 Stratégies pour Motiver les Employés à Pointer

Prêt à surmonter facilement ces défis et à impliquer les employés dans l’utilisation de votre logiciel de pointage? Voici 7 stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour obtenir la participation dont vous avez besoin de la part des employés.

1. Simplifiez l’utilisation d’un poinçon pour le personnel 

Dans certaines provinces comme au Québec, où l’utilisation d’applications de pointage ou d’applications de pointage mobile ne peut pas être imposée, il est important de simplifier l’utilisation pour le personnel.

Installez une tablette ou une pointeuse centrale là où les travailleurs commencent leur quart de travail, pour que ce soit facile à utiliser. S’ils utilisent une application de gestion du temps et des présences comme Evolia, ils peuvent facilement y accéder depuis une tablette, un téléphone ou un ordinateur.

Offrez-leur également des options. Autorisez le personnel à utiliser une application mobile qui collecte des données de localisation limitées. Ou, si les pointages par photo sont activés, rendez-les facultatifs pour ceux qui sont mal à l’aise.

Si vous en avez les moyens financiers, envisagez de fournir des téléphones de travail aux employés qui en ont le plus besoin, où une application de pointage mobile peut être facilement utilisée où qu’ils soient. Les employés se sentiront plus à l’aise ainsi. 

Offrez des options et des accommodements pour faciliter l’adhésion des employés.

2. Communiquer clairement l’importance et les avantages du suivi du temps à vos employés

Soyez ouvert et transparent avec les employés dès le départ. Avant même de présenter un logiciel aux employés, commencez à leur communiquer les avantages.

L’un des principaux avantages pour le personnel est la quasi-absence de problèmes de paie futurs liés aux heures et aux feuilles de temps manquantes. Les employés peuvent également se débarrasser des feuilles de temps manuelles et de la collecte fastidieuse de documents papier, simplement pour suivre leurs heures de travail. Un autre avantage.

Si le suivi du temps va aider l’entreprise dans certains aspects opérationnels, comme une meilleure précision pour les devis futurs afin de remporter de nouveaux contrats, communiquez-le. Les employés aiment être impliqués vers un objectif final.

N’oubliez pas les considérations syndicales. S’il y a un syndicat, collaborez ensemble avant la mise en œuvre de tout logiciel ou plateforme. Ainsi, son utilisation peut être discutée dans le cadre d’un accord qui répond aux besoins des employés et s’aligne sur l’investissement de l’entreprise dans la technologie. Une fois que les détails sont précisés, des programmes de formation et des plans d’action peuvent être facilement élaborés pour permettre aux employés d’adopter le logiciel plus rapidement, avec le soutien du syndicat. 

3. Aborder le sujet délicat directement– vous ne cherchez pas à surveiller chaque action de votre personnel

Il est important d’adresser ce que les employés pensent mais n’osent pas nécessairement exprimer, les détails de l’utilisation des données provenant des applications de pointage.

Assurez-vous de communiquer à votre personnel que vous ne surveillez pas chacun de leurs mouvements s’ils utilisent une application de pointage mobile sur leur téléphone. Et que vous n’avez pas l’intention de prendre des mesures disciplinaires pour chaque petites divergences entre les heures de pointage et les heures programmées.

Ils peuvent être rassurés que le GPS ne sera utilisé que pendant les moments de pointage. Rappelons-leur une fois de plus que cela vise à améliorer les opérations et non à être un outil disciplinaire ou d’espionnage des employés.

4. Bien former le personnel au logiciel ou à la plateforme

Amener les employés à utiliser une application de pointage va au-delà de les inciter à la télécharger sur leur téléphone. Prenez le temps de fournir une intégration adéquate et une formation au personnel. Votre fournisseur de logiciel devrait pouvoir vous aider à déployer la formation et la mise en œuvre de manière optimale pour vous et votre personnel.

Si vous avez une grande organisation ou si vous avez besoin d’un changement progressif, envisagez de segmenter le déploiement du logiciel et de la formation. Cela facilitera la transition des processus de l’entreprise et des employés vers la nouvelle technologie. Que vous segmentez par département ou par région, la gestion du changement ne doit pas se faire d’un seul coup.

5. Mettez à jour tous les processus de travail pour aider votre personnel

Assurez-vous d’incorporer toutes les mises à jour de processus pour rendre cela aussi efficace que possible pour le personnel. Par exemple, si le personnel enregistre actuellement ses heures à la fin de la journée, assurez-vous que le changement vers l’utilisation d’une pointeuse avant le début de leur quart de travail se fasse de manière fluide. Veillez à ce que la pointeuse puisse être facilement accessible sur place.

Il est important de garantir une réduction des tâches administratives globales et non une augmentation ou un transfert de tâches vers d’autres travailleurs.

6. Récompensez ceux qui suivent les directives

Rendez l’expérience plus agréable et motivez vos employés en la rendant amusante. Offrez des incitations à ceux qui suivent les directives. Cela pourrait inclure:

Augmentation de congés – Offrez des congés pour l’utilisation de logiciels de gestion des congés! 

Programmes de récompenses pour les employés – Les employés pourraient gagner des points en utilisant le nouveau système pendant un nombre défini de jours ou une période de paie.

Reconnaissance des employés – Offrez une reconnaissance à l’échelle de l’entreprise ou du département pour leur dévouement à apprendre et à utiliser le nouveau système. 

Lancez un défi – Organisez une compétition amicale pour rendre les choses plus amusantes entre certains départements qui apprécient les défis.

L’objectif est d’offrir des récompenses pour encourager les employés.

7. Fixez des objectifs progressifs que vous pouvez suivre 

Tout en mettant en place des stratégies pour encourager les employés, il est également important de fixer des objectifs progressifs afin de s’assurer que vous êtes sur la bonne voie.

Certains objectifs courants comprennent:

• Le pourcentage d’employés utilisant le logiciel de pointage;
• Le temps économisé par le personnel de la paie depuis la mise en œuvre;
• La progression du déploiement et de la formation par département;
• La réduction des erreurs de paie ou feuilles de temps.

 

Réflexions Finales 

Avoir la bonne technologie en place pour votre entreprise est essentiel. Vous voulez maximiser votre investissement dans un logiciel de gestion de la main-d’œuvre et faciliter la pointe de vos employés.

Avec une meilleure compréhension des principaux obstacles à l’adhésion des employés et des stratégies concrètes pour aller de l’avant, vous êtes bien équipé pour encourager les employés à utiliser votre nouveau système de pointage.