Gérer ses employés de manière efficace implique de gérer les défis de la vie quotidienne, mais une absence non prévue et non signalée peut facilement perturber les opérations et affecter négativement l’équipe. En plus de cela, l’absentéisme des employés coûte déjà aux employeurs environ 1 600 dollars par employé, par an.
En mettant en place les politiques appropriées, vous pouvez prévenir les cas d’absences sans avis et les gérer avec plus de diplomatie, même si cela arrive rarement.
En comprenant l’importance de ce problème et en prenant des mesures proactives, vous pouvez favoriser un environnement de travail qui valorise les employés fiables et motivés.
Table des matières
- Les problèmes liés aux absences sans avis
- Gestion des absences sans avis au moment même
- Comment créer une politique d’absence sans avis
- Utiliser l’autogestion pour prévenir
- Être flexible dans la gestion des absences
- Résoudre les problèmes principaux de gestion d’absences
- Questions fréquentes sur les absences sans avis
Les problèmes liés aux absences sans avis
Sans une politique d’absences non signalées, des problèmes peuvent survenir et nuire à la culture de votre entreprise, ce qui, selon des recherches, peut diminuer la satisfaction globale au travail. L’absentéisme peut également nuire à la motivation des employés, au service à la clientèle ainsi qu’à la qualité des produits ou services. Ouch!
En comprenant ces problèmes d’emblée, vous pourrez élaborer une meilleure politique qui aborde ces questions et qui tient compte des employés.
Perturbations opérationnelles
Quand un employé ne se présente pas et ce sans prévenir, cela perturbe le travail prévu et peut avoir des conséquences négatives pour d’autres départements ou pour les clients.
Charge de travail accrue
Souvent, d’autres employés doivent assumer des responsabilités supplémentaires pour compenser l’absence de l’employé manquant. Au final, cela peut facilement conduire à un stress et une fatigue inutiles pour les autres membres de l’équipe qui doivent faire des heures supplémentaires pour compléter le travail.
Morale basse
Le fait de devoir régulièrement remplacer des collègues absents sans avis peut nourrir un ressentiment pour le lieu de travail. Le personnel appelé à remplacer peut se sentir injustement surchargé ou penser que l’entreprise tolère ce genre de comportement.
Gestion des absences sans avis au moment même
Que vous souhaitiez vous préparer à gérer une absence sans prévenir, ou que vous y soyez confronté actuellement, voici quelques conseils pour y faire face avec succès.
Première infraction
Si vous êtes confronté à une absence sans avis pour la première fois, il est important d’aborder la situation avec empathie.
Essayez d’entrer en contact avec l’employé et de comprendre la raison de son absence soudaine. Tentez de le joindre à travers les méthodes de communication internes de travail. Si cela ne fonctionne pas, les ressources humaines devraient avoir des informations de contact d’urgence que vous pouvez utiliser en dernier recours.
Idéalement, à ce stade, vous devriez recevoir une réponse de votre personnel. Cependant, dans le cas où vous ne parviendrez toujours pas à les joindre, il est important de documenter cet incident y compris les dates et les tentatives de communication.
Une fois que vous avez des nouvelles, vous pouvez décider si vous souhaitez donner un avertissement verbal ou écrit (plus de détails dans la section sur le développement de la politique). Par exemple, s’ils étaient absents simplement parce qu’ils ont oublié leur quart de travail, il pourrait être raisonnable de leur donner un avertissement et de leur rappeler la politique en matière d’absentéisme.
Parfois, il peut y avoir des raisons valables pour lesquelles l’employé n’a pas appelé ni prévenu de son absence. Par exemple, la personne pourrait faire face à une urgence personnelle ou médicale grave. C’est pourquoi il est préférable d’aborder ces situations avec compréhension et un esprit ouvert.
Infractions répétitives
Pour les employés qui ont régulièrement des absences sans avis, vous devez adopter une approche structurée et rigoureuse. Si elles ne sont pas corrigées à temps, ces absences peuvent entraîner de graves conséquences comme nous l’avons discuté au début.
Tout d’abord, fournissez un avertissement écrit formel détaillant les conséquences de futures absences sans avis. Ce document devrait détailler les impacts de leurs actions sur l’entreprise, ce qu’ils doivent faire pour remédier à la situation, et comment ils peuvent améliorer leur communication des absences.
Si l’avertissement écrit ne permet pas d’améliorer la ponctualité, il pourrait être temps de mettre l’employé sous un Plan d’amélioration des performances (PAP). Ce plan vise à aider l’employé à améliorer sa présence au travail, avec des conséquences liées au non-respect des objectifs clés.
La dernière option à envisager, et souvent non recommandée sauf si toutes les autres mesures ont été prises, est le licenciement (assurez-vous de respecter les normes du travail).
Comment créer une politique d’absence sans avis
Vous avez vu ce qui peut se produire lorsque des absences sans permission et sans prévenir se produisent, et l’une des meilleures façons de les combattre est de créer une politique complète de non-appel et d’absence sans avis.
Cette politique peut figurer dans votre manuel de l’employé et est également idéale pour être incluse dans les programmes d’intégration des nouveaux employés et les initiatives de révision des politiques.
Suivez ces étapes pour créer une politique efficace d’absence sans avis pour votre organisation:
Définir clairement les attentes
Tout d’abord, une politique bien rédigée doit être claire et complète pour couvrir différents cas et circonstances liés aux absences non justifiées.
Commencez par définir ce qui constitue une absence sans avis. Cela pourrait être la définition légale de votre région ou la définition de Wikipedia qui indique: « Une absence inexpliquée du travail, généralement motif de sanction, où l’employé n’avertit pas l’employeur de son absence à l’avance ni pendant le quart de travail prévu. »
Cela pourrait ressembler à ceci: une absence sans avis est défini comme le fait de ne pas prévenir de son absence par téléphone, par courriels, ou par tout autre moyen de communication interne, au superviseur ou au service des ressources humaines en cas d’absence avant l’heure de début du quart de travail.
Notez les détails spécifiques dans l’exemple ci-dessus. Il précise qui doit être avisé, le superviseur ou les ressources humaines, et quand, c’est-à-dire jusqu’à l’heure de début du quart de travail.
Précisez également les canaux appropriés pour notifier les absences. Cela peut inclure des modes de communication acceptables comme les appels téléphoniques, les courriels, les messages via l’application Evolia, etc.
Enfin, détaillez la documentation requise pour les absences, telles que la note d’un médecin pour les congés maladie ou les coordonnées des contacts d’urgence en cas de circonstances imprévues.
Expliquer les conséquences
Une fois que les attentes quant à ce qui constitue une absence sans avis sont claires, détaillez les différentes conséquences lorsque cette politique n’est pas respectée.
Idéalement, mettez en place une approche disciplinaire progressive qui peut inclure différentes actions et conséquences en fonction de l’infraction. Cela pourrait inclure:
- Première infraction: Un avertissement verbal et un rappel de la politique.
- Deuxième infraction: Un avertissement écrit dans le dossier de l’employé.
- Troisième infraction: Suspension sans paye ou licenciement, selon la gravité et la fréquence des incidents.
- Licenciement immédiat: Dans les cas où l’absence cause une perturbation significative ou présente un risque pour la sécurité, un licenciement immédiat peut être justifié. Précisez clairement les scénarios où cela s’appliquerait.
- Impact sur la rémunération et les avantages sociaux: Détailler comment les incidents d’absences sans avis affectent la rémunération et les avantages sociaux, tels que la perte d’une journée de salaire ou la suppression des primes liées à l’assiduité.
Conseil important: Faites réviser votre politique d’absences sans avis par un avocat pour vous assurer qu’elle est conforme aux lois et normes du travail.
De plus, comprenez la procédure pour toute conséquence. Est-ce qu’un responsable initie le processus? Est-ce que c’est les ressources humaines? Est-ce que le PDG donne son accord? Déterminez ce qui fonctionnera le mieux pour vous et votre entreprise.
Communiquer efficacement la politique
Il est important que tout le personnel soit conscient de cette politique et que vous soyez sûr qu’ils en comprennent les nouveaux aspects.
Manuel de l’employé
L’une des meilleures façons de communiquer un changement de politique plus important est de mettre à jour le manuel de l’employé, et de demander à chaque employé de confirmer par écrit qu’ils ont bien lu les modifications apportées, qu’elles soient au format papier ou numérique.
Réunions d’information
Les réunions d’information sont un excellent moyen de fournir des mises à jour aux employés tout en répondant à leurs questions spécifiques. Une bonne méthode de coordination consiste à utiliser une approche descendante. Commencez par informer les leaders ou les responsables de département, puis laissez ces derniers organiser les sessions d’information. Les employés se sentiront peut-être plus à l’aise pour partager des critiques constructives directement à leur responsable dans un cadre plus familier.
Appliquer la politique de manière cohérente
Une fois que vous savez que les employés ont pris connaissance de cette nouvelle politique et que vous avez organisé les formations ou les sessions d’information nécessaires, l’application est le prochain défi.
Il est important d’appliquer la politique à tous les employés, quel que soit leur poste ou leur ancienneté. Si la politique doit être appliquée, assurez-vous qu’elle passe par les bons canaux et les validations que vous avez définis à l’étape 2.
Bien sûr, la documentation est cruciale à la fois pour s’y référencer et pour les considérations juridiques des ressources humaines. Conservez des enregistrements détaillés comprenant les dates, les heures et toute communication avec l’employé. Cette documentation est essentielle pour suivre les infractions répétitives et prendre les mesures disciplinaires nécessaires par la suite.
Réviser et ajuster la politique selon les besoins
Aucun plan n’est parfait dès sa première version. Si vous recevez des commentaires importants indiquant que des modifications doivent être apportées à la politique pour mieux répondre aux besoins de l’entreprise ou du personnel, faites-le rapidement. Il est important pour vos employés de voir que leurs commentaires sont pris en compte.
Fournir un soutien et des ressources
Pour réussir le déploiement de cette politique, il est essentiel de s’assurer que vous avez préparé vos employés au succès dès le départ.
Horaires flexibles
La meilleure façon de le faire est d’offrir des options d’horaires flexibles et de donner un préavis d’au moins 1 à 2 semaines pour les quarts de travail publiés. Permettez aux employés d’échanger des quarts de travail via une application de gestion d’horaires.
Utilisation de ces avantages
Collaborer avec le personnel pour les aider à gérer et à utiliser toutes les options de congé ou de travail flexible peut être très bénéfique. Cette flexibilité permettra de prévenir les incidents d’absences sans avis.
Prévenir les absences sans avis avec l’autogestion d’échange de quarts
En donnant aux employés le contrôle de leurs quarts de travail, votre entreprise peut améliorer la flexibilité, augmenter le moral et garantir une bonne couverture des quarts. Voici comment…
En utilisant un logiciel de gestion des congés comme Evolia, les employés peuvent facilement se connecter et échanger un quart avec un collègue ou envoyer leur quart de travail dans un bassin de quarts (avec l’approbation du gestionnaire). Au lieu de l’alternative lourde où le gestionnaire d’horaires fait manuellement des ajustements et des mises à jour dans Excel ou sur des plateformes comme Google Agenda.
Avec ces outils, les employés peuvent également communiquer plus efficacement avec leurs collègues, grâce à des outils de communication interne. Les membres du personnel peuvent facilement télécharger ces applications de travail sur leur téléphone ou y accéder sur un ordinateur.
Rester à jour avec les dernières informations sur les quarts ou fournir des mises à jour de dernière minute pour un quart manqué est simple. Si vous facilitez la tâche à vos employés, ils faciliteront aussi la vôtre.
Lecture recommandée : Choses à faire et à ne pas faire pour gérer équitablement les demandes de congé de vos employés
Conclusion
Pour aborder efficacement les incidents d’absences sans avis, il est nécessaire de disposer d’une politique bien définie, d’une gestion empathique et de pratiques de gestion d’horaires équitables.
En mettant en œuvre une politique d’absences sans avis adaptée aux exigences uniques de votre entreprise et aux besoins d’absentéisme des employés, les gestionnaires et les équipes des ressources humaines peuvent maintenir un personnel plus fiable et engagé.
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