Aspects juridiques à considérer lors de l’embauche d’employés aux études

En septembre plusieurs étudiants retournent aux études et le défi pour beaucoup d’entreprises est de recruter des travailleurs qui recherchent plus de flexibilité.

Il est essentiel de s’assurer que vous gérez les aspects juridiques en bonne et due forme. Qu’il s’agisse de déterminer s’il faut embaucher des employés à temps plein ou partiel ou de comprendre les lois du travail selon la province, ce guide vous aidera à naviguer plus facilement dans certaines de ces complexités.

Table des matières

• Déterminer si vous optez pour une embauche d’employés à temps plein ou à temps partiel
• Le respect des lois et normes du travail 
• Considérer les lois provinciales
• Conclusion

Déterminer si vous optez pour une embauche d’employés à temps plein ou à temps partiel

L’embauche à temps plein vs. temps partiel

Si vous devez embaucher des travailleurs qui retournent à l’école, il est nécessaire de décider comment vous allez planifier votre main-d’œuvre avec des postes à temps plein et à temps partiel. C’est important non seulement pour répondre aux demandes de vos clients, mais aussi pour respecter les lois et normes. 

Implications

Full-time positions often come with comprehensive benefits, statutory holidays, and require more commitment, which may not align with the needs of students who may only be available part-time. On the other hand, part-time roles offer flexibility but may impact your workforce’s overall availability and continuity.

Implications Juridiques

Les postes à temps plein s’accompagnent souvent d’avantages sociaux complets, de congés fériés payés et nécessitent un engagement plus important, ce qui n’est peut-être pas en harmonie avec les besoins des étudiants. En revanche, les postes à temps partiel offrent plus de flexibilité, mais peuvent affecter la fluidité et présenter des défis de disponibilités pour les horaires. 

Au Canada, la distinction entre les employés à temps plein et à temps partiel a un impact sur plusieurs aspects juridiques. Par exemple, une personne qui travaille à temps plein a le droit de faire une demande d’ajustement à ses horaires en raison de la rentrée scolaire. Bien que cette demande n’ait pas à être acceptée en totalité, il est essentiel de comprendre les droits des différents types de travailleurs.

De plus, si vous avez du personnel à temps plein pendant l’été qui passe à temps partiel cet automne car il retourne à l’école, assurez-vous qu’il ne soit pas assigné des quarts de travail qui excèdent 30 heures.

Paie et Impôts

Les employés à temps plein ont généralement des retenues d’impôt sur le revenu plus élevées que les employés à temps partiel. De plus, les contributions à l’Assurance-emploi (AE) et au Régime de pensions du Canada (RPC) peuvent varier en fonction des heures travaillées. Il est essentiel de vérifier que les contributions correspondent aux heures travaillées et au type d’emploi dans vos systèmes de paie.

Il est important de s’assurer que vos systèmes de paie sont ajustés en conséquence pour refléter ces différences. La dernière chose que vous souhaitez est que des feuilles de temps manuelles soient mal saisies ou se perdent, ce qui pourrait entraîner des retenues d’impôt supplémentaires pour les travailleurs à temps partiel.

Conventions Collectives

Dans certaines circonstances, lorsqu’une convention collective syndicale est en place, certaines lois du travail peuvent ne pas s’appliquer ou être ajustées pour s’adapter à la convention collective en vigueur.

Nous recommandons de consulter les représentants syndicaux dès le début du processus d’embauche pour bien comprendre les termes spécifiques de la convention qui pourraient s’appliquer aux travailleurs aux études.

Respecter les lois d’équité lors de l’embauche

En plus de gérer les lois du travail et les détails lorsqu’ils sont en poste, il y a également d’autres lois à considérer lors de l’embauche de personnes qui retournent à l’école.

Équité et inclusivité

Une fois que vous avez déterminé combien d’employés à temps plein et à temps partiel vous aurez besoin, ainsi que le fonctionnement au sein de votre entreprise, il est essentiel de suivre des pratiques d’embauche équitables.

Ces pratiques d’embauche sont souvent réglementées par des lois et des règlements strictes, tels que la loi canadienne sur les droits de la personne et les codes provinciaux des droits de la personne, qui interdisent la discrimination.

Quelques pratiques d’embauche équitables incluent :

• Garantir l’égalité des chances en matière d’emploi ;
• Utiliser des descriptions de poste exemptes de biais ;
• Fournir des offres d’emploi claires ;
• Utiliser des questions standardisées en entrevue ;
• Assurer l’accessibilité des demandes d’emploi.
• Offrir des accommodements raisonnables pendant le processus d’entretien
• Assurer la confidentialité des informations des candidats ;
• Traiter tous les candidats avec respect et équité.

Descriptions de poste et contrats

Il est important de définir clairement les rôles et responsabilités dans les descriptions de poste et les contrats de travail.

Idéalement, indiquez les heures de travail dans la description du poste afin de recevoir des candidatures plus qualifiées pour le poste.

Dans de nombreux cas, si un employé est embauché pour un rôle spécifique avec des responsabilités définies dans la description de poste correspondante, ses tâches et fonctions au travail doivent correspondre.

Si les emplois sont de nature saisonniers, les contrats doivent également préciser clairement le caractère temporaire du poste, ainsi que les avantages ou droits qui y sont associés.

Des étudiants internationaux comme employés

Si vous embauchez des étudiants internationaux ou d’autres personnes avec un type de visa spécifique, il est important de revoir le permis de travail et de vous assurer quetout est conforme. En général, les étudiants sont autorisés à travailler jusqu’à 20 heures par semaine pendant les sessions académiques régulières et à temps plein pendant les périodes de pause, comme les vacances d’été ou d’hiver.

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Les lois du travail provinciales

Les lois du travail canadiennes peuvent varier considérablement d’une province ou d’un territoire à l’autre. Voici quelques considérations régionales clés :

Pauses et congés

Chaque province a des réglementations spécifiques concernant les pauses, les périodes de repas et les congés. Par exemple, dans presque toutes les provinces, les employés ont droit à une pause-repas de 30 minutes si leur quart de travail dépasse 5 heures.

Salaire minimum et heures supplémentaires

Au Canada, les lois sur le salaire minimum et les heures supplémentaires varient selon les provinces et les territoires. Chaque région fixe son propre taux de salaire minimum, qui peut varier considérablement. Par exemple, en 2024, le salaire minimum général en Ontario est de 16,55 $ de l’heure, tandis qu’en Colombie-Britannique, il est de 17,40 $ de l’heure. Les employeurs doivent veiller à payer au moins le salaire minimum et doivent également être conscients des différents taux pouvant s’appliquer à des catégories spécifiques de travailleurs, comme les serveurs ou les employés handicapés.

Les lois sur les heures supplémentaires diffèrent également d’une province à l’autre. En général, les heures supplémentaires sont payées à un taux de 1,5 fois le salaire horaire régulier de l’employé. En Ontario, le paiement des heures supplémentaires s’applique après 44 heures de travail par semaine, tandis qu’en Colombie-Britannique, il s’applique après 8 heures par jour ou 40 heures par semaine. L’Alberta suit un modèle similaire, avec des heures supplémentaires payables après 8 heures par jour ou 44 heures par semaine.

De plus, les lieux de travail syndiqués peuvent avoir des dispositions spécifiques concernant les heures supplémentaires, telles que définies dans les conventions collectives, qui peuvent différer des normes provinciales.

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Autres considérations importantes pour la gestion de la main-d’oeuvre

Pour faciliter la conformité avec toutes ces lois et normes du travail, il est important de prendre en compte d’autres tâches de gestion de la main-d’œuvre. Ainsi, vous pourrez naviguer plus facilement à travers tous ces aspects juridiques lors de l’embauche de vos employées saisonniers.

Collecter et comprendre la disponibilité du personnel

Tout d’abord, il est essentiel d’encourager vos travailleurs étudiants à mettre à jour régulièrement leur disponibilité, notamment au début des nouveaux semestres académiques ou avant les périodes d’examens. Utilisez des sondages ou des applications mobiles de communication pour simplifier ce processus.

Communication ouverte 

Maintenez des canaux de communication ouverts, tels que des applications de messagerie dédiées à ce fait ou des courriels par groupe, pour faciliter les mises à jour rapides sur la disponibilité et les changements d’horaire. Les horaires sur papier, qui ne respectent pas le temps et la vie privée des travailleurs, sont désormais obsolètes.

Flexibilité des horaires et des quarts

Offrez des options de gestion flexible qui tiennent compte des engagements académiques des étudiants. Il est préférable d’utiliser un logiciel afin de garantir que les employés à temps partiel ou les étudiants respectent toujours les lois du travail, comme les heures travaillées ou les pauses.

Une fois le logiciel en place, vous pouvez facilement mettre en œuvre des échanges de quarts, permettant aux travailleurs étudiants d’échanger leurs quarts facilement avec leurs collègues. Les pointages peuvent être synchronisés avec les systèmes de paie pour faire correspondre les horaires et les heures de travail avec la paie.

Cela vous fera gagner du temps et garantira que tout est conforme avec les lois du travail tout en veillant à ce que l’entreprise ait le personnel nécessaire au bon fonctionnement.

Maintenir des dossiers précis

Enfin, conservez des dossiers précis des horaires des employés aux études, des heures travaillées et des changements de disponibilité. Cela aide à garantir la conformité avec les lois du travail et peut protéger contre d’éventuels litiges.

Conclusion

Bien que de nombreux aspects juridiques doivent être pris en compte lors de l’embauche d’étudiants durant les changements saisonniers, aborder ces défis avec des mesures concrètes permettra à votre entreprise de bien réussir.

Il est possible que certains employés reviennent après leurs études, apportant ainsi une valeur ajoutée à votre entreprise. De plus, offrir des postes à temps partiel aux étudiants qui retournent à l’école peut accroître votre flexibilité tout en réduisant le besoin d’offrir des bénéfices et de payer des heures supplémentaires aux employés à temps plein.

En somme, il est crucial de garder à l’esprit les lois du travail et les autres aspects juridiques. En tenant compte de ces considérations et de la gestion de la main-d’œuvre, vous pouvez créer un environnement favorable pour les employés aux études, avantageux à la fois pour votre entreprise et vos employés.