Évitez le surmenage des employés avec un logiciel RH d’auto-planification

Les employés heureux sont essentiels au succès des départements et des organisations. Bien que cela soit crucial, il est facile d’oublier la charge de travail de vos employés alors que vous poursuivez vos tâches quotidiennes, générez de la valeur pour l’entreprise et accomplissez vos propres missions.

C’est là que le surmenage de vos employés peut facilement s’installer, alors que la pression pour atteindre des objectifs plus élevés et des résultats accrus continue. Cependant, lorsque les employés sont surmenés, cela devient un frein à la productivité, avec des conséquences considérables pour le personnel et l’entreprise.

Ce guide explorera comment identifier, prendre des mesures et prévenir le surmenage des employés. Il expliquera également comment utiliser des outils de planification pour rendre cela encore plus facile et éviter ces tracas.

Table des matières

• Comment identifier les employés surmenés
• Conséquences du surmenage du personnel
• Comment éviter de surmener vos employés
• Conclusion

Comment identifier des employés surmenés?

Reconnaître les signes de surmenage dès le début est essentiel pour prévenir l’épuisement professionnel et éviter l’insatisfaction des employés. Identifier les signes et montrer que vous vous souciez du personnel est également un domaine majeur auquel de nombreuses organisations manquent de temps.

Depuis 2020, la perception des employés que l’entreprise se soucie de leur bien-être est en déclin. Il est plus important que jamais de faire le point et d’identifier les employés surmenés, avant qu’il ne soit trop tard.

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Voici quelques moyens courants d’identifier les employés surmenés…

Voir les rapports de planification

Tout d’abord, jetez un coup d’œil à votre logiciel de planification des employés pour voir s’il y a du personnel qui accumule souvent des heures supplémentaires, travaille de longues périodes, dépasse les semaines de travail habituelles, etc. Cela vous aidera à identifier directement qui pourrait approcher ou ressentir déjà l’épuisement dû au surmenage.

Cependant, si les chiffres ne varient pas beaucoup en termes d’heures supplémentaires, de quarts supplémentaires, de temps de repos minimal, etc., examinez ces autres comportements chez les employés.

Changements comportementaux

Une autre approche en tant que gestionnaire est d’observer quels employés manifestent des comportements compatibles avec le surmenage et l’épuisement professionnel.

Examinez l’absentéisme récent ou les retards réguliers à l’arrivée. Les employés surmenés sont plus susceptibles de manquer le travail ou d’arriver en retard. Cela peut être un signe qu’ils sont physiquement ou mentalement épuisés. Avant de les réprimander pour ce comportement, vérifiez s’ils vont bien et s’ils ne se sentent pas surmenés. Gallup rapporte que ceux qui ne s’épanouissent pas dans leur rôle ont 61 % plus de chances de souffrir d’épuisement professionnel.

Il est facile de devenir irritable ou émotionnellement épuisé lorsqu’on est surmené. Observez si certains employés manifestent ces types de comportements, en particulier lorsqu’ils sont confrontés à une charge de travail supplémentaire.

Diminution de la qualité du travail

Examinez les rapports ou les informations concernant la productivité des employés. Lorsque les personnes sont poussées au-delà de leurs limites pendant une longue période, leur efficacité et leur concentration peuvent en souffrir. Cela peut se traduire par une baisse de la qualité des produits ou services au fil du temps. Ils peuvent mettre plus de temps à accomplir leurs tâches, commettre davantage d’erreurs ou avoir du mal à rester concentrés sur leur travail.

De même, un manque d’engagement ou un détachement général vis-à-vis des tâches et des collègues est un signe majeur de l’épuisement professionnel. Ces employés paraîtront souvent déconnectés des objectifs de l’entreprise et moins impliqués dans les activités de l’équipe.

Les données de l’étude de l’ICMI sur l’engagement des clients ont révélé que les employés engagés aident à créer 10 % de clients plus fidèles par rapport aux employés désengagés. Il est donc évident qu’il est avantageux d’avoir un personnel engagé, tant pour leur bien-être que pour l’entreprise.

Identifier rapidement les symptômes

En étant proactif face aux symptômes de l’épuisement professionnel dès le début, les gestionnaires peuvent intervenir et ajuster les charges de travail en conséquence. L’utilisation d’un outil de planification, tel que le logiciel d’Evolia, peut fournir des informations précieuses sur la répartition des heures, permettant une meilleure gestion des charges de travail des employés et garantissant que personne n’est surchargé.

Conséquences du surmenage de vos employés et comment l’éviter

Le surmenage des employés peut avoir des conséquences à court et à long terme sur l’entreprise. Soyez conscient de ces conséquences courantes afin de pouvoir les éviter complètement !

Problèmes de santé mentale et physique des employés / Préoccupations en matière de sécurité

La santé mentale des employés n’est pas simplement une tendance récente des ressources humaines. C’est un sujet important au sein du lieu de travail qui doit être respecté. De même, la santé physique et la sécurité doivent également être prises en compte. Si la santé de votre personnel se détériore, les conséquences peuvent être graves dans certains cas.

Les employés surmenés sont beaucoup plus susceptibles de souffrir de problèmes de santé mentale tels que l’anxiété, la dépression et l’épuisement professionnel. Ils sont également plus enclins à des problèmes de santé physique comme la fatigue et la maladie, ce qui peut entraîner des préoccupations en matière de sécurité, en particulier dans des secteurs comme la santé et la fabrication.

La mise en œuvre d’un outil de planification permettant des quarts de travail réguliers et gérables peut réduire ces risques en équilibrant la charge de travail au sein de l’équipe.

Gestion des congés et maux de tête liés à la planification pour tout le monde

Lorsque les employés sont surmenés, ils sont plus susceptibles de prendre des congés imprévus. Avec des centaines ou des milliers d’employés dans une organisation, cela peut créer un véritable cauchemar en matière de planification pour les gestionnaires, qui se retrouvent à devoir s’arracher les cheveux pour trouver des remplaçants.

Mauvaise culture d’entreprise et moral bas de l’équipe

La dernière chose que vous souhaitez pour votre équipe ou la culture de votre entreprise est d’être perçu comme l’employeur qui ne se soucie pas du bien-être des employés. Une équipe surmenée peut rapidement transformer la culture du lieu de travail en un environnement toxique. La frustration et le ressentiment s’accumulent avec le temps et, par conséquent, se répandent dans toute l’organisation, entraînant une augmentation du turnover et une baisse de l’engagement des employés.

Bien que vous ne voyiez pas ces impacts négatifs du jour au lendemain, si vous laissez cela perdurer pendant des mois ou une année, vous vous retrouverez avec un problème de culture qui va bien au-delà des employés surmenés.

Diminution de la productivité et de la performance des employés

Les quarts manqués, le travail administratif inutile et une planification inefficace peuvent avoir un impact direct sur la productivité de votre département et l’atteinte des objectifs. Le personnel est souvent en mode « réactif », réagissant à de nouvelles tâches, situations et développements, ce qui peut finalement générer plus de stress.

En revanche, un employé heureux adopte généralement une approche « proactive », lui permettant de résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Cela aide à son tour les employés à mieux performer et à gérer leurs propres tâches de manière plus efficace.

Resource: 6 Benefits of Using a Bottom-Up Management Approach

Comment éviter de surmener votre personnel

Prévenir le surmenage nécessite une combinaison d’une planification intelligente, d’une communication ouverte et d’un leadership par l’exemple.

Voici comment vous pouvez utiliser des outils de gestion de la main-d’œuvre et des techniques de management pour atteindre une équipe équilibrée et engagée.

1. Mettez en place un logiciel d’auto-planification

Les outils d’auto-planification donnent aux employés un plus grand contrôle sur leurs horaires de travail, leur permettant de choisir des quarts qui correspondent à leurs besoins personnels et professionnels. Les employés peuvent proposer des quarts à d’autres collègues qualifiés, qui peuvent ensuite enchérir sur ces quarts, tout en veillant à ce que certains critères de temps de congé ou de compétences soient respectés.

En tant que responsable des ressources humaines ou responsable de département, vous pouvez facilement suivre les coûts de main-d’œuvre et les heures des employés afin d’éviter de programmer le personnel pour des quarts trop longs ou des heures supplémentaires. Vous pouvez également identifier des créneaux où d’autres quarts ouverts peuvent être ajoutés pour aider à alléger la charge de travail d’autres membres du personnel.

Cette flexibilité aide finalement à réduire le risque de surmenage des employés, tout en garantissant que les besoins en personnel sont satisfaits.

2. Demandez régulièrement des retours d’expérience et des enquêtes de satisfaction aux employés

Une autre excellente manière proactive d’éviter le surmenage des employés est de recueillir régulièrement des retours d’expérience de la part du personnel sur leurs sentiments concernant les charges de travail, les horaires de travail, les congés, l’absentéisme, les ressources de l’équipe, etc.

Les enquêtes de satisfaction et les bilans réguliers permettent aux gestionnaires de traiter les problèmes de surmenage avant qu’ils ne s’aggravent. L’outil de communication d’Evolia facilite la collecte des retours des employés par le biais d’enquêtes, de messages individuels ou de discussions de groupe.

Ces retours pourraient vous aider à comprendre si vous devez embaucher du personnel spécialisé, ouvrir un autre quart de travail pour soutenir le personnel actuel, ou obtenir d’autres suggestions créatives directement de la part des employés.

3. Montrez l’exemple

Il peut être tentant de travailler tard dans la nuit, de venir au bureau tôt pour avancer avant les réunions et d’être plus productif. Mais cela peut avoir un coût si d’autres employés ressentent le besoin d’égaliser cette productivité.

Montrez l’exemple en adoptant des habitudes de travail saines et en fixant le ton pour votre équipe. Prendre des pauses régulières, éviter les heures supplémentaires excessives et promouvoir une approche équilibrée du travail contribuent à instituer un état d’esprit similaire au sein de la main-d’œuvre.

4. Obtenez du soutien et de la formation

Assurez-vous d’avoir le soutien nécessaire et la formation appropriée pour aider le personnel à aborder ces problèmes de front. Cela peut inclure un soutien et une formation de la part de la direction sur la façon d’équilibrer les charges de travail, de gérer la dynamique d’équipe et de soutenir les employés grâce à des systèmes de retour d’information.

5. Mettez en œuvre des changements et faites des bilans réguliers

Une fois que vous vous sentez prêt à aider votre personnel à réussir, il est temps de mettre en œuvre des changements dans vos plannings et flux de travail.

Voici quelques idées de changements que vous pourriez apporter pour améliorer l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle des employés :  

• Ajouter des quarts pour soutenir les employés surmenés ;  
• Augmenter les temps de pause ;  
• Augmenter le temps de repos entre les quarts ;  
• Offrir des congés payés ;  
• Discuter avec les employés en tête-à-tête pour créer des plans de congés personnalisés ;  
• Ré-attribuer des tâches pour soulager certains employés ;  
• Et bien d’autres…

Parfois, la meilleure chose à faire est de discuter en tête-à-tête avec une personne pour voir comment l’aider à récupérer ou à prévenir l’épuisement professionnel. Cela peut être aussi simple que de l’aider à planifier un congé, ce qui s’est avéré efficace pour réduire le stress au travail.

Prenez le poul

Maintenant que vous avez revu la planification, recueilli les premiers retours d’employés et donné l’exemple, il est temps de suivre et de faire des bilans réguliers avec votre personnel. Assurez-vous que les employés se sentent valorisés et qu’ils sont satisfaits des changements et du soutien qu’ils reçoivent.

Réflexions finales

Prévenir le surmenage ne consiste pas seulement à atteindre les objectifs de l’entreprise, mais aussi à prendre soin de votre personnel et à les aider à réussir au quotidien.

En mettant en place des outils de planification intelligents et en favorisant une culture ouverte et solidaire, vous pouvez protéger à la fois le bien-être de vos employés et les résultats financiers de votre entreprise.

Le résultat ? Une équipe plus heureuse, plus productive et prête pour un succès durable.