7 défis et solutions pour instaurer un système de choix des quarts de travail dans une entreprise
L’engagement des employés est continuellement discuté et mesuré par les équipes des ressources humaines dans toutes les organisations sérieuses. Un haut niveau d’engagement de la part des employés est essentiel pour atteindre de nouveaux objectifs commerciaux et pour maintenir les investissements en personnel dans des proportions qui sont viables au fil du temps.
Avec la tendance grandissante en faveur de la mise en place d’une main-d’œuvre flexible, l’implémentation d’un système de choix des quarts de travail est une excellente solution pour les entreprises qui souhaitent bénéficier d’une certaine flexibilité sur le lieu de travail, tout en conservant des effectifs suffisants pour répondre à leurs besoins.
Tout nouveau processus s’accompagne d’un ensemble de défis qui lui sont propres, mais soyez sans crainte, ces derniers peuvent être facilement atténués.
Cet article explore les défis courants rencontrés lors de la mise en place d’un système de choix des quarts de travail, ainsi que les solutions recommandées à mettre en œuvre dans votre entreprise dès aujourd’hui.
Entrons maintenant dans le vif du sujet!
Table des matières
- Les principaux défis de l’instauration d’un système de choix des quarts de travail et les solutions
- Les étapes qui font du sens pour la mise en place d’un système de choix des quarts de travail dans les règles de l’art
- Dernières réflexions
Les principaux défis de l’instauration d’un système de choix des quarts de travail et les solutions
Lorsque les pratiques de planification des horaires de l’entreprise permettent de proposer des choix de quarts de travail, le potentiel de satisfaction des employés et d’amélioration de la productivité est énorme. Cela s’accompagne également de plusieurs défis, comme équilibrer les besoins de l’entreprise, la flexibilité des employés, les multiples départements, le respect de la législation du travail et plus encore!
En tant que responsable des ressources humaines, il y a une multitude d’autres activités sur lesquelles vous pourriez travailler. Nous allons donc nous pencher sur les défis communs et uniques que nous rencontrons lors de la mise en place d’un système de choix des quarts de travail et sur la manière efficace de les résoudre!
Défi #1 : La complexité de la gestion des préférences
La gestion des échanges de quarts et des choix de quarts manuellement ou sans les outils appropriés peut être un cauchemar logistique. Si l’on ajoute à cela les règles de planification des différents départements, la nécessité de prendre en compte les préférences des employés, de garantir un accès équitable aux quarts de travail et de maintenir l’efficacité opérationnelle, il est difficile d’obtenir des résultats satisfaisants manuellement.
Les systèmes typiques de choix des quarts de travail de façon manuelle peuvent utiliser des messages textes, des courriels, des réseaux sociaux, des tableaux d’affichage ou même forcer une attribution automatique sur la base de l’ancienneté.
En l’absence d’un système efficace, la gestion de l’attribution des quarts de travail peut conduire à un poste à temps plein pour l’équipe. Il en résulte également un risque de surcharge administrative, d’erreurs et d’insatisfaction du personnel.
De plus, s’il y a un flot constant de demandes d’échange de quarts ou de quarts disponibles à afficher, les pratiques de planification manuelle ne sont plus fiables pour les autres membres du personnel. Le défi n’en est alors que plus grand.
La solution
Un excellent moyen de résoudre le problème de la surcharge de travail associée à la planification manuelle et de la complexité du processus de choix des quarts de travail est d’implémenter un outil intelligent de gestion des horaires, comme Evolia, qui automatise l’entièreté du processus de choix des quarts de travail.
Vous pouvez laisser les employés gérer eux-mêmes les choix de quarts de travail en autorisant les choix sur la base de critères prédéfinis, tels que les compétences, les départements et les disponibilités. Ainsi, au lieu qu’un responsable passe des heures à approuver manuellement les choix de quarts de travail, à mettre à jour les horaires et à transmettre ces informations aux équipes, tout cela peut se faire en quelques clics. Les horaires sont automatiquement mis à jour et les employés sont avertis par des notifications dans l’application.
Pour relever ce défi, abandonnez les méthodes de planification manuelle.
Défi #2 : L’insatisfaction des employés passée inaperçue
Lorsque le personnel a le sentiment que la procédure actuelle de choix des quarts de travail est biaisée ou injuste pour certains départements ou lieux de travail, il peut en résulter un mécontentement et une baisse du moral des employés. Ce mécontentement découle souvent d’un manque d’équité dans l’attribution des quarts ou d’un manque de compréhension de la procédure de choix des quarts de travail.
La solution
La première solution, facile à mettre en œuvre, consiste à communiquer clairement aux employés la politique en matière de choix des quarts de travail, tout en leur laissant la possibilité de donner leur avis. Expliquez-leur clairement les raisons pour lesquelles ces politiques ont été décidées, afin qu’ils les comprennent. Ensuite, permettez au personnel de vous faire part de ses commentaires constructifs.
Pour rendre la rétrospection encore plus facile, laissez les employés communiquer directement sur la plateforme professionnelle de communication par messages textes d’Evolia. Il est prouvé que la communication par messages textes est le mode de communication privilégié de la génération Z et des milléniaux.
Une fois que vous avez reçu un commentaire, vous pouvez apporter des ajustements aux politiques et les ajouter aux règles de votre logiciel de planification afin d’automatiser les processus.
Amplifiez la transparence en communiquant clairement les critères utilisés pour l’attribution des quarts de travail et en prévoyant un calendrier précis pour la procédure de choix des quarts de travail.
Lecture recommandée : Comment créer des horaires de travail 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
Défi #3 : L’équilibre entre les besoins en personnel et l’engagement des employés
Il peut arriver que les quarts de travail libres des employés ne puissent pas être repris par quelqu’un d’autre. Il se peut que l’entreprise soit à pleine capacité et qu’il n’y ait pas d’autres employés pour prendre la relève. Il se peut aussi que certaines compétences spécifiques soient requises pour un poste qui ne peut être occupé par personne d’autre.
Des inefficacités se produisent lorsqu’il y a trop de demandes pour certains quarts et pas assez pour d’autres, ce qui entraîne des problèmes de sureffectif ou de sous-effectif.
Un programme adéquat de choix des quarts de travail ne fonctionne que si les employés peuvent réellement choisir les quarts de travail disponibles et si le personnel peut proposer un quart de travail en toute confiance, en sachant que ce dernier sera pris en charge.
La solution
Souvent, cette gymnastique est nécessaire parce qu’il n’y a pas d’automatismes ou de logiciels appropriés déjà en place. La plateforme de gestion des effectifs d’Evolia est la solution parfaite pour gérer ces exigences en matière de personnel en amont!
Prévoyez les besoins en personnel en fonction des données historiques, de la période de l’année ou des événements à venir. Configurez ensuite le système de choix des quarts de manière à mettre en évidence les postes qui sont habituellement difficiles à pourvoir, en offrant éventuellement des incitatifs pour ces postes.
S’il y a des postes qui restent toujours vacants, ajoutez-les facilement à la Carte des Quarts pour que d’autres candidats puissent les trouver et postuler.
Grâce aux données organisées dans la plateforme Evolia, vous pouvez examiner régulièrement les tendances en matière de personnel et adapter le processus de choix des quarts en conséquence, par exemple en fixant des nombres minimum et maximum de quarts par employé ou en introduisant un système de rotation pour les quarts de travail les moins populaires afin d’assurer une répartition équitable.
Défi #4 : Une juste répartition des quarts de travail
Garantir une répartition équitable des quarts, en particulier lorsqu’il s’agit de quarts très en demande ou moins populaires, peut s’avérer difficile. Les employés peuvent éprouver du ressentiment s’ils reçoivent systématiquement des quarts moins intéressants ou s’ils ont l’impression que certains collègues obtiennent toujours les meilleurs quarts.
Bien qu’un système de rotation puisse généralement faire l’affaire, si l’ensemble de l’équipe redoute un certain quart de travail, il faut faire quelque chose avant que les employés ne démissionnent.
La solution
Envisagez des mesures incitatives pour les quarts moins souhaitables, telles que des taux de rémunération plus élevés, des congés supplémentaires ou un système de points (ce qui peut être un moyen amusant d’impliquer le personnel) en vue d’obtenir des avantages supplémentaires ou de pouvoir choisir un quart de travail selon ses préférences.
Communiquez de façon transparente la manière dont la répartition des quarts de travail est effectuée et les raisons qui la justifient, afin de garantir la compréhension et l’adhésion de tous les employés.
Défi #5 : La résistance initiale au changement
Si vous venez de mettre en œuvre un programme de choix des quarts de travail ou si vous êtes sur le point de le faire, il peut y avoir une résistance initiale au changement.
Certains employés peuvent ne pas vouloir faire de choix pour des quarts de travail. D’autres ne veulent pas utiliser d’application mobile et s’en remettent à d’anciennes pratiques comme l’envoi de messages sur Snapchat ou la réactivation d’un fil de discussion archivé sur les quarts de travail à combler.
Bien qu’aucun système ne soit absolument parfait, vous devrez obtenir l’adhésion de l’ensemble de l’entreprise pour que cela fonctionne.
La solution
Lors de la mise en œuvre du système de choix des quarts, préparez des données et des témoignages sur la manière dont ce système améliorera l’expérience des employés. Ces informations contribueront à créer une attitude positive envers le changement.
Obtenez l’avis du personnel et de la direction sur les différentes politiques relatives aux quarts de travail disponibles, puis proposez une formation afin de vous assurer que les nouveaux systèmes et processus fonctionnent pour toutes les personnes concernées.
Favorisez une attitude positive à l’égard du changement en impliquant les employés dans le processus de sélection et de mise en œuvre du système de choix des quarts de travail.
Proposez une formation détaillée et un soutien continu pour faciliter la transition. Vous pouvez même proposer un système de récompenses pour les premiers utilisateurs. Par exemple, le premier employé qui prend 3 quarts de travail à combler en utilisant Evolia gagne une carte-cadeau de 100$ de son choix.
Créez une chaîne de retour d’informations où les employés peuvent exprimer leurs préoccupations et leurs suggestions pour améliorer le fonctionnement de la procédure de choix des quarts de travail.
Lecture recommandée : 11 problèmes d’horaires dérangeants et les solutions faciles
Défi #6 : Le respect des normes du travail
La gestion des heures supplémentaires est un aspect essentiel du respect des normes du travail. Des employés qui se portent volontaires pour un trop grand nombre d’heures de travail peuvent entraîner des violations involontaires de la législation sur la durée maximale du travail ou des coûts d’heures supplémentaires qui n’ont pas été budgétisés.
Certaines juridictions peuvent également imposer des périodes de repos minimales entre les quarts ou après un certain nombre d’heures de travail par semaine.
Une complication en matière de droit du travail est la dernière chose que l’on souhaite lors de la mise en œuvre d’un système qui est censé profiter à l’entreprise!
La solution
Une plateforme moderne de gestion des ressources humaines peut être configurée en fonction des normes du travail spécifiques à chaque juridiction, ce qui permet d’assurer automatiquement le respect des réglementations relatives aux heures supplémentaires, aux périodes de repos et aux pratiques équitables en matière de planification d’horaires. Cette automatisation réduit considérablement le risque d’erreurs humaines dans la planification des horaires.
Ne vous arrêtez pas là : intégrez d’autres systèmes de ressources humaines (par exemple, le système de paie, le SIRH) pour vous assurer que tous les aspects de la gestion des employés sont conformes aux lois du travail. Cette intégration garantit une approche holistique de la conformité dans l’ensemble de votre organisation.
Défi #7 : Le risque d’erreurs de communication
Comme pour tout processus reposant sur plusieurs personnes, il existe un risque de mauvaise communication en ce qui concerne les attributions des quarts, les changements ou les politiques. Ces problèmes de communication peuvent facilement entraîner des frustrations inutiles chez le personnel, des quarts de travail manqués et des pénuries de personnel.
D’autre part, si la proposition de changement fonctionne parmi le personnel, mais que la direction a des problèmes avec cette nouvelle initiative, il pourrait y avoir un manque de communication de la part des dirigeants. Cette situation peut avoir des conséquences négatives plus importantes, c’est pourquoi il est important de résoudre ce problème immédiatement.
La solution
La solution la plus simple est d’utiliser le Plan Essentiel gratuit d’Evolia, afin de disposer d’une plateforme professionnelle pour communiquer ainsi que de gérer tous les quarts de travail disponibles et les politiques de choix des quarts en un seul endroit.
Pour les dirigeants, ajoutez un point de discussion dans les réunions régulières afin de discuter de l’initiative d’un système de choix des quarts de travail, de partager des idées et d’aborder les défis éventuels.
Recrutez, planifiez et gérez votre personnel GRATUITEMENT
La plateforme de gestion des ressources humaines d’Evolia vous permet de recruter, planifier et gérer vos employés, vous épargnant ainsi d’innombrables heures de travail administratif.
Les étapes qui font du sens pour la mise en place d’un système de choix des quarts de travail dans les règles de l’art
L’époque où l’on utilisait des processus manuels pour la répartition des quarts de travail est révolue. Cela ne vaut pas la peine de se casser la tête pour qui que ce soit dans votre entreprise.
De nos jours, un logiciel de planification des horaires des employés facile à utiliser, comme Evolia, peut automatiser les processus manuels, offrir une meilleure expérience aux employés et résoudre tous les problèmes que nous avons évoqués.
Planification automatique des horaires
La plateforme d’Evolia permet de planifier automatiquement les horaires des employés en fonction de plusieurs facteurs, notamment leurs préférences, leurs qualifications et leurs disponibilités. Cela vous permet d’économiser des heures de travail manuel et de créer des horaires qui répondent mieux aux besoins de l’entreprise et à ceux des employés.
Choix des quarts de travail et notifications en temps réel
Les notifications intégrées dans l’application informent les employés concernés des nouveaux quarts de travail disponibles, de l’état des demandes et des modifications finales apportées à l’emploi du temps. Plus besoin de réimprimer votre horaire ou d’envoyer des messages aux employés pour les informer des changements de quarts qu’ils doivent connaître.
Votre entreprise étant unique, vous pouvez définir des règles personnalisées pour le processus de choix des quarts, y compris les heures minimales et maximales, les périodes de repos et la hiérarchisation des demandes en fonction de l’ancienneté, du niveau de compétence, etc. Cette flexibilité permet aux entreprises d’adapter le système à leurs besoins opérationnels et à leurs politiques en matière de personnel.
Intégration avec d’autres systèmes de gestion des ressources humaines
La solution Evolia peut s’intégrer de manière transparente à d’autres systèmes de ressources humaines, comme ADP Workforce Now pour la gestion des salaires, ce qui garantit la synchronisation de toutes les informations relatives aux employés. Ces intégrations garantissent que vos systèmes fonctionnent ensemble pour vous faire gagner du temps, réduire les erreurs potentielles et mener votre équipe vers le succès. Consultez ici les autres intégrations.
Des analyses basées sur les données disponibles en quelques minutes
Vous avez des quarts de travail où les employés donnent constamment des commentaires négatifs? Ou peut-être y a-t-il des périodes régulières au cours desquelles la direction affiche toujours de nouveaux quarts de travail disponibles?
Les rapports détaillés d’Evolia peuvent vous aider à mieux comprendre les schémas de recrutement, les préférences des employés et l’efficacité des horaires. Prenez des décisions plus éclairées en matière de planification en quelques minutes, plutôt qu’en quelques heures de collecte et d’analyse manuelles des données, tout en identifiant de manière proactive les points à améliorer ou les informations utiles à d’autres départements.
Application libre-service pour les employés
Donnez plus d’autonomie à vos employés grâce à la planification des horaires en libre-service et à la soumission de choix de quarts. L’application mobile permet aux employés de gérer leurs préférences, de soumettre leurs disponibilités et de postuler pour des quarts de travail de façon indépendante. Il a été prouvé que cette autonomie augmente la satisfaction des employés et réduit la charge administrative reliée à la gestion des ressources humaines.
Contrôle et ajustements
Recueillez facilement les commentaires grâce aux outils de communication intégrés dans l’application et ajustez votre processus et vos règles de choix des quarts de travail en fonction de vos besoins. Avec Evolia, il se peut que vous ayez besoin d’adapter le logiciel à certaines spécificités de votre entreprise. N’hésitez pas à réserver une démonstration gratuite avec notre équipe pour confirmer la compatibilité.
Dernières réflexions
Qu’il s’agisse de naviguer dans les méandres de la gestion manuelle des demandes de quarts de travail, d’assurer le respect des normes du travail ou de favoriser une communication claire à tous les niveaux, les obstacles associés aux systèmes de choix des quarts de travail sont importants, mais aucunement impossibles à surmonter.
En automatisant le processus de choix des quarts de travail, en fournissant des plateformes de communication en temps réel et en veillant à ce que les politiques soient transparentes et équitables, vous pouvez transformer les obstacles potentiels des ressources humaines en éléments fondamentaux pour un personnel plus engagé.
Obtenez une démonstration de la plateforme avec nos experts pour voir comment Evolia peut s’intégrer aisément à vos processus de travail des ressources humaines et à votre pile technologique existante.
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