9 meilleures pratiques de gestion du temps de vos équipes en 2024
Être un bon gestionnaire ne se limite pas à diriger votre équipe. Il est également essentiel de suivre avec précision le temps de travail de vos employés. Lorsque le suivi du temps de vos employés n’est pas effectué correctement, cela peut entraîner des problèmes de paie et de conformité avec les normes du travail et des employés frustrés.
Pour éviter ces difficultés, gagner du temps et contribuer à bâtir une organisation efficace, voici 9 meilleures pratiques pour le suivi du temps de vos employés.
1. Établissez des règles justes pour les pointages à l’entrée et à la sortie
Des règles justes pour les pointages à l’entrée et à la sortie sont essentielles pour que les employés se sentent respectés, traités équitablement et dignes de confiance.
Les règles équitables pour les pointages à l’entrée et à la sortie peuvent inclure les détails suivants:
- Heures de début et de fin: Les employés doivent pointer dans les 5 minutes avant leur heure de début prévue et pointer dans les 5 minutes après leur heure de fin prévue. Les employés sont payés à la minute près.
- Périodes de grâce: Une période de grâce de 10 minutes est autorisée pour les arrivées tardives ou les départs anticipés, mais ce temps n’est pas rémunéré.
- Heures supplémentaires: Les employés doivent obtenir l’approbation préalable de leur superviseur pour travailler des heures supplémentaires. Les heures supplémentaires non autorisées ne sont pas rémunérées.
- Pause: Les employés doivent pointer pour des pauses repas non rémunérées de 30 minutes et pointer à leur retour. Les pauses sont obligatoires et requises. Les pauses courtes (jusqu’à 15 minutes) sont rémunérées et ne nécessitent pas de pointage.
Documentez ces règles dans votre politique de pointage dans le manuel de l’employé. Les règles doivent être faciles à trouver et à suivre, afin que les employés puissent s’y conformer.
Enfin, assurez-vous que ces règles sont conformes aux lois ou normes du travail de votre région concernant les pointages à l’entrée et à la sortie.
Ressources recommandées: Comment gérer une politique d’absences sans avis
2. Utilisez des stratégies pour encourager l’utilisation des poinçons
Pour encourager l’utilisation des poinçons au travail, il est préférable de simplifier l’accès avec des tablettes faciles à utiliser ou des applications mobiles et de communiquer clairement les avantages, tels qu’une paie précise.
Adressez les principales préoccupations des employés, souvent liées à la vie privée et à la confiance, en soulignant que le suivi vise à améliorer l’efficacité opérationnelle, et non à faire de la microgestion.
Simplifiez la vie du personnel en offrant une formation sur les politiques à suivre et offrez des incitations pour la mise en pratique afin de motiver et encourager l’utilisation des poinçons.
Encourager l’utilisation des poinçons est un processus continu, surtout si vous venez de déployer un logiciel de gestion du temps et des présences au sein de votre équipe.
3. Respectez les lois et normes et mettez en place des alertes
Le respect des lois et normes du travail est non négociable. Enfreindre ces règles pourrait entraîner des actions légales sévères et des amendes. Pour éviter les problèmes, il est préférable de mettre en place des alertes qui signalent lorsqu’:
- Un employé travaille des heures supplémentaires;
- Un employé dépasse les limites de travail spécifiées par le syndicat;
- Un employé ne bénéficie pas de pauses adéquates;
- Un employé ne prend pas le temps de repos requis, etc.
Il peut également y avoir des lois et des normes sur la manière dont le pointage ou le suivi du temps des employés est effectué. Par exemple, un employé peut être encouragé à utiliser un logiciel de gestion du temps et des présences, mais cela peut ne pas être obligatoire en raison d’accords syndicaux actuels ou de normes locales.
Enfin, conservez une historique détaillée des heures de pointage des employés pendant plusieurs années afin de pouvoir effectuer une vérification du temps si nécessaire. Une fois de plus, la meilleure façon de le faire est avec un logiciel qui peut enregistrer toutes ces informations pour éviter les problèmes liés à la gestion interne des données.
4. Abandonnez les feuilles de calcul et les cartes de pointage en papier
À l’ère des nombreuses options technologiques disponibles, il est temps de passer à un logiciel approprié pour vous aider à suivre et gérer automatiquement les horaires des employés.
Non seulement cela aide l’organisation à automatiser les processus manuels, mais ces logiciels garantissent également une expérience bien meilleure pour vos employés.
Le personnel ne devrait plus remplir de feuilles de temps en papier à la fin de leur semaine de travail. Une étude d’Intuit a révélé que 13 % des employés oublient de suivre leurs heures ou de les soumettre.
Pour les gestionnaires ou les équipes de paie, il est facile de commettre des erreurs dans les chiffres ou de perdre des documents papier. Les fautes de saisie de données par inadvertance peuvent entraîner des effets en cascade, aboutissant à des paiements incorrects et à des réclamations de paie de la part de votre personnel. Cela met également une pression supplémentaire sur votre équipe des ressources humaines.
Pour éviter ces problèmes, les employés peuvent pointer en utilisant des données biométriques, réduisant ainsi le risque de fausse identification. Les enregistrements numériques sont également facilement accessibles pour les audits et les révisions, garantissant que toutes les données de gestion du temps sont précises et à jour.
Lecture recommandée: Ce qu’il faut rechercher dans une solution de gestion du temps et des présences
5. Priorisez la confidentialité des employés
En ce qui concerne les informations personnelles des employés, il est important de garder confidentiels leurs relevés de temps, leurs heures d’entrée et de sortie, ainsi que toute donnée biométrique ou GPS. Si les employés soumettent des feuilles de temps papier aux gestionnaires ou aux équipes de paie, assurez-vous qu’elles ne soient pas laissées dans un endroit où des personnes non autorisées peuvent y avoir accès. Si vous utilisez par exemple le suivi GPS, utilisez-le uniquement pour les rôles nécessitant une vérification de localisation et informez les employés sur la façon dont leurs données sont utilisées et conservées.
La transparence et la confidentialité sont deux aspects clés à respecter.
6. Offrez des options flexibles de suivi du temps
Proposez diverses méthodes pour pointer à l’entrée et à la sortie, telles que des solutions web et mobiles et des pointeuses biométriques, peut améliorer la conformité et réduire la frustration. Lorsque les employés disposent d’options pratiques et fiables, ils sont plus susceptibles de respecter les politiques de gestion du temps.
La flexibilité dans la gestion du temps et des horaires peut considérablement améliorer la satisfaction et le respect des règles. Le système d’Evolia offre plusieurs options de pointage à l’entrée et à la sortie, telles que des applications web et mobiles.
Par exemple, les travailleurs qui se déplacent pour leur quart peuvent pointer via l’application mobile, tandis que les employés sur le site peuvent utiliser des poinçons fixes, avec des options biométriques. Ainsi, les employés n’éprouvent ni hésitation ni agacement à l’égard du logiciel de gestion du temps et des présences.
Assurez-vous que tous les employés, même ceux qui ont un handicap, puissent utiliser de manière équitable vos options de pointage à l’entrée et à la sortie.
7. Effectuez des audits et des révisions régulièrement
Des audits réguliers des relevés de temps aident à identifier des problèmes récurrents ou des divergences. Dans une organisation, des ajustements manuels fréquents des relevés de temps ou des retards répétés peuvent indiquer des problèmes sous-jacents. Adressez ces situations permettra non seulement à l’équipe de la paie de gagner du temps, mais aussi de faciliter le travail des gestionnaires.
8. Intégrez la gestion du temps avec les systèmes RH et de paie
L’intégration de vos données de gestion du temps avec les systèmes RH et de paie assure des opérations fluides et réduit les charges administratives. Par exemple, les heures supplémentaires enregistrées dans le système de gestion du temps peuvent influencer directement les calculs de paie, réduisant ainsi les ajustements manuels. Cette intégration garantit également que tous les dossiers des employés sont cohérents et à jour à travers les systèmes.
9. Identifiez et réglez proactivement les problèmes de gestion du temps
Analyser régulièrement vos données de gestion du temps permet d’identifier et de résoudre les problèmes récurrents tels que les retards fréquents, les heures supplémentaires non autorisées ou les manipulations évidentes de pointage.
Adressez ces problèmes de manière proactive en trouvant la cause et en mettant en œuvre des mesures correctives. Par exemple, si certains employés pointent fréquemment en retard, envisagez de déplacer le poinçon fixe, d’ajuster les heures de début ou de traiter individuellement les problèmes de ponctualité avec les employés.
Une grande erreur dans la gestion du temps des employés est de ne pas recueillir de commentaires des employés sur les améliorations potentielles. Les employés peuvent rencontrer des difficultés pour pointer si le wifi est hors service, si la géolocalisation de l’application mobile ne fonctionne pas, ou si le système ne leur permet pas de pointer en raison de retards dans l’approbation des échanges de postes. Il est important d’être au courant de ces informations.
Conclusion
La mise en œuvre de ces bonnes pratiques en matière de pointage et de gestion du temps peut considérablement réduire les risques de vol de temps, de fausse identification et d’autres problèmes liés au pointage.
En abordant ces problèmes de manière proactive, vous pouvez améliorer l’efficacité opérationnelle globale, renforcer la confiance des employés et protéger votre organisation contre les impacts financiers d’une gestion du temps incorrecte.
Featured Articles
