Guide des quarts de relève pour une gestion facile et du personnel heureux

Les quarts de relève vous permettent de résoudre les problèmes liés aux horaires surchargés du personnel et aux clients insatisfaits.

Et non, nous ne parlons pas des releveurs au baseball. Dans cet article, nous verrons ce qu’est un quart de relève et comment les utiliser dans votre entreprise pour résoudre les problèmes de gestion des horaires. Nous partagerons également de bonnes pratiques pour gérer efficacement les quarts de relève, sans ajouter de charge de travail supplémentaire à vous-même ou à votre gestionnaire d’horaires.

Découvrez comment vous et votre équipe pouvez améliorer votre flexibilité et votre efficacité grâce aux quarts de relève!

Table des matières

• Qu’est-ce qu’un quart de relève?
• Comment fonctionnent les quarts de relève?
• Priorités communes d’un quart de relève
• Pratiques exemplaires pour l’utilisation de quarts de relève
• Comment mettre en place efficacement les quarts de relève
• Exemples par industrie
• Contribuer à l’équilibre travail-vie personnelle des employés
• Automatiser tout ce travail avec Evolia

Qu’est-ce qu’un quart de relève?

Un quart de relève est un type de quart qui se situe entre l’équipe de jour et l’équipe de nuit, généralement entre 15 h et minuit.

Il s’agit d’un quart qui permet aux entreprises d’étendre leurs services du midi au soir, répondant ainsi aux besoins des clients et aux périodes de pointe, sans que le personnel du matin ne travaille de longues journées et fasse des heures supplémentaires, ce qui entraîne des coûts importants.

Les quarts de relève offrent également aux employés une occasion unique de bénéficier d’une plus grande flexibilité dans leur journée. Ils peuvent gérer leurs obligations personnelles et leurs rendez-vous pendant la journée, lorsque la plupart des entreprises, comme les banques et les cabinets de médecins, sont ouvertes.

Les quarts de relève ont également moins d’incidence sur la santé que les quarts de nuit. De plus, ces types d’horaires permettent à l’entreprise de disposer d’une aide supplémentaire pour faire face aux fluctuations de la demande.

Comment fonctionnent les quarts de relève?

Les quarts de relève se situent à mi-chemin entre le premier quart de travail (matin/jour) et le troisième quart (nuit), offrant ainsi une approche hybride des horaires de début et de fin.

Dans un quart de relève, cela peut signifier qu’un employé commence son travail à 14 h et le termine vers 22 h. Si le personnel du matin commence à 8 h, son quart de travail peut se terminer à 15 h ou 16 h. Ce chevauchement assure une transition en douceur entre les équipes, ce qui permet des transferts efficaces et un fonctionnement continu.

Pour les entreprises avec des horaires 24/7, ces quarts de travail sont idéaux pour assurer un fonctionnement harmonieux et continu. Plusieurs quarts de relève peuvent être répartis sur des plages horaires différentes. Par exemple, une personne peut commencer à midi et une autre à 16 h ou 17 h, assurant ainsi une couverture de personnel pour les périodes de pointe du matin et du soir.

Les quarts de relève peuvent également être bénéfiques pour les employés réguliers ou en formation continue. En effet, un employé en formation qui commence plus tard peut être formé pendant les heures de travail pour un quart de travail à venir, de sorte qu’il soit prêt au moment venu.

Imaginons par exemple que vous deviez former un nouvel employé concernant les tâches d’ouverture du matin dans un parc aquatique, mais que vous ne puissiez pas doubler les employés de l’équipe du matin. Un quart de relève permettrait à l’employé en formation de commencer son quart de travail plus tard, de se familiariser avec les tâches importantes et de continuer à répondre aux besoins importants du service à la clientèle tout au long de l’après-midi.

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Priorités communes des quarts de relève

Bien qu’il existe une multitude de problèmes que les quarts de relève contribuent à résoudre, voici les raisons les plus courantes pour lesquelles les gestionnaires d’horaires mettent en place des quarts de relève.

Un meilleur service à la clientèle

Les quarts de relève peuvent presque être considérés comme l’épine dorsale du secteur de l’hôtellerie et de la restauration. L’un des principaux objectifs des quarts de relève dans un hôtel ou un restaurant est de fournir un service à la clientèle exceptionnel pendant les heures de pointe ou les activités saisonnières.

Une efficacité opérationnelle accrue

Pour les horaires des entreprises manufacturières, en santé et de logistique, les quarts de relève sont essentiels pour assurer la continuité des opérations et atteindre les objectifs de production, sans faire augmenter de manière importante les coûts de main-d’œuvre due aux heures supplémentaires. Ces quarts de travail contribuent à combler l’écart entre les opérations de jour et de nuit, en veillant à ce que les machines et les ressources soient utilisées efficacement.

Une gestion équitable de la charge de travail

Les quarts de relève peuvent également contribuer à gérer la charge de travail des employés de manière plus équitable. Cela permet de prévenir l’épuisement professionnel, d’améliorer le moral des employés et de réduire le roulement de personnel, tout en veillant à ce que les tâches soient accomplies dans un délai raisonnable pendant les périodes achalandées.

Par exemple, le personnel de nuit peut avoir du mal à accomplir certaines tâches essentielles pour le bon déroulement de l’équipe du matin. Un travailleur de quart de relève pourrait être inscrit à l’horaire pour aider l’équipe de nuit dans ses tâches afin qu’elle puisse disposer de plus de temps pour les préparatifs du matin.

Une plus grande flexibilité et un équilibre travail-vie personnelle

Offrir des quarts de relève permet aux employés de bénéficier d’une plus grande flexibilité dans leur horaire et d’accommoder ceux qui ont des obligations de jour telles que l’école, la famille ou d’autres responsabilités personnelles.

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Utilisation efficace des quarts de relève

Il n’est pas très difficile d’intégrer des quarts de relève dans votre processus de gestion des horaires actuel si vous utilisez un logiciel de gestion tel qu’Evolia. Cependant, il y a quand même quelques bonnes pratiques à suivre pour rendre ces types de quarts aussi efficaces que possible.

Communiquer efficacement les horaires

Si vous avez l’intention d’intégrer des quarts de relève dans l’horaire, il est préférable de mettre à jour les disponibilités des employés, afin de déterminer à qui conviendrait un quart de relève. Demandez directement aux employés s’ils sont intéressés par ces quarts pour que les gestionnaires et les employés soient sur la même longueur d’onde.

Lorsque le premier quart de relève est inscrit à l’horaire, informez les travailleurs des équipes du matin et du soir de l’arrivée d’une aide supplémentaire.

Envisager les horaires rotatifs

Afin de maintenir des horaires de travail équitables et de réduire la monotonie qui peut découler de horaires fixes, envisagez de mettre en place un horaire rotatif pour toutes les équipes ou seulement pour les quarts de relève. Les horaires rotatifs sont non seulement plus faciles à gérer sur le plan de l’équité des équipes, mais ils peuvent également favoriser la collaboration entre les employés et les aider à mieux connaître les différents aspects de l’entreprise.

Si les quarts sont assignés en autogestion par les employés, c’est encore mieux! Les quarts de relève offriront simplement plus d’options à votre personnel en introduisant une flexibilité supplémentaire. Même si certains aiment leur routine de travail, ils peuvent apprécier un changement occasionnel pour organiser des rendez-vous personnels, par exemple.

Imaginons que vous soyez gestionnaire d’un zoo. La personne qui travaille toujours dans l’équipe du matin peut avoir beaucoup d’expérience avec les livraisons quotidiennes, mais n’a aucune idée comment aider les clients pendant les expositions d’animaux de l’après-midi ou de la soirée. Cette expérience de formation continue peut s’avérer inestimable pour votre personnel et ainsi améliorer l’efficacité de l’entreprise.

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Autoriser les échanges de quarts

Un bon moyen de réduire le temps nécessaire pour gérer les horaires des employés est d’autoriser les échanges de quarts. Un logiciel de gestion de la main-d’œuvre comme Evolia peut vous aider à le faire facilement, de sorte que les employés puissent offrir des quarts et que d’autres puissent les choisir. Si un employé a un contretemps, il est alors facile de trouver un remplaçant. Les quarts de relève offrent donc des possibilités supplémentaires de procéder à des échanges en cas de besoin.

Offrir de la formation et du soutien

Veillez à ce que les employés des quarts de relève bénéficient du même niveau de formation et de soutien que les employés d’horaires réguliers. Il peut s’agir d’aspects tels que l’accès à la gestion, les possibilités de développement de carrière et les outils dont ils ont besoin pour accomplir leur travail efficacement.

Gérer les quarts de relève à l’aide d’un logiciel

La meilleure façon de mettre en place un nouveau type de quart et de gérer une main-d’œuvre flexible est d’utiliser un logiciel de gestion de la main-d’œuvre.

Un logiciel comme Evolia peut vous aider ainsi que vos équipes de gestion des horaires, à mieux créer les horaires, prévoir les coûts de main-d’œuvre, simplifier les communications et intégrer le suivi du temps à votre système de paie.

Gagnez facilement de 5 à 10 heures par semaine, tout en offrant une meilleure expérience à tous vos employés et collègues.

Comment mettre en place les quarts de relève dans votre entreprise

Alors, vous voyez l’intérêt des quarts de relève? Voici comment les mettre en place efficacement au sein de votre entreprise et dans votre gestion des horaires.

Étape 1 : Analyser vos besoins d’affaires et la disponibilité de la main-d’œuvre

La première étape consiste à déterminer les heures de pointe, les demandes dans vos installations et les hausses de la charge de travail du personnel. Faites également une recherche approfondie pour voir si certaines de vos équipes ou des employés font régulièrement des heures supplémentaires. Ces deux aspects vous permettront de cibler les domaines où l’ajout de quarts de relève peut accroître l’efficacité de votre entreprise.

Nous recommandons également d’obtenir de la rétroaction directement de la part des employés. Comprenez quand ils estiment avoir besoin d’un soutien ou de ressources supplémentaires. Il peut également s’agir de moments où une charge de travail imprévue peut avoir une incidence négative sur la qualité ou le service à la clientèle.

Cette approche de gestion ascendante peut également contribuer à améliorer le moral du personnel, qui se sent impliqué dans le processus et la solution.

Étape 2 : Gérer les horaires des quarts de relève

En vous basant sur les recherches effectuées à l’étape 1, déterminez de quoi auront l’air les quarts de relève. Il ne s’agit pas nécessairement d’un quart traditionnel de 8 heures, de 16 h à minuit. L’horaire peut être flexible pour s’adapter à vos opérations ou aux périodes de forte demande des clients.

Prévoyez quels employés seront affectés à ce quart et déterminez si vous devez recruter et gérer davantage de travailleurs pour pourvoir les quarts de relève.

Planifiez de brefs chevauchements entre les quarts de travail (p. ex., 30 minutes ou plus) afin d’assurer une bonne transition entre les membres du personnel.

Étape 3 : Communiquer le plan

Fixez une date de mise en œuvre et communiquez avec les employés avant et après la mise en place de ce nouveau type de quart. Cela permettra d’éviter les surprises, tant pour le personnel que pour les gestionnaires des horaires.

Soyez ouvert aux commentaires. Encouragez les employés à partager leurs réflexions et leurs préoccupations concernant les nouveaux horaires, que ce soit lors d’une conversation en personne ou via un message instantané sur Evolia.

Étape 4 : Mettre en œuvre l’horaire

Cette étape est simple; il suffit d’ajouter les employés affectés à ce nouveau quart à l’horaire.

Si vous utilisez Excel, Google Agenda ou Snapchat pour planifier les horaires des employés, cela pourrait être pénible car vous devrez mettre à jour manuellement vos modèles et paramètres digestion des horaires.

Nous recommandons vivement l’utilisation d’un logiciel de gestion des horaires automatisée pour mettre en œuvre ce nouvel horaire. Vous n’aurez pas à mettre à jour des feuilles de calcul et gérer un autre quart. En quelques clics, vous pouvez facilement créer un quart de relève et ajouter des employés à l’horaire en fonction de leurs disponibilités et de leurs compétences. De plus, dans l’éventualité où un employé souhaite échanger un quart, il peut le faire directement dans l’application.

Exemples de quarts de relève par industrie

Les quarts de relève jouent un rôle essentiel dans diverses industries en assurant un fonctionnement continu des activités, en optimisant la gestion de la main-d’œuvre et en répondant aux demandes changeantes des clients.

Voici comment les quarts de relève sont utilisés dans différents secteurs, avec des exemples de leur mise en œuvre et de leurs avantages:

Industrie manufacturière

Les entreprises manufacturières fonctionnent souvent 24 heures par jour ou ont des délais de production serrés pendant la journée pour atteindre les objectifs et respecter les délais de livraison. Les quarts de relève, par exemple de 16 h à minuit, permettent à ces entreprises de maintenir leurs opérations au-delà d’un horaire de quarts standard, ce qui augmente la productivité.

Divertissement

Les organisateurs de spectacles, de films ou d’événements spéciaux, en particulier, bénéficient grandement de quarts de relève pour assister les clients pendant les heures de grande affluence. Un quart de relève typique peut aller de 14 h à 22 h, coïncidant avec les représentations en matinée, les spectacles en soirée, et les préparatifs et la clôture nécessaires associés à chaque événement. Pendant ces heures, les employés du quart de relève s’occupent d’une variété de tâches importantes, y compris la vente de billets, les services aux visiteurs, les kiosques de vente et les opérations techniques telles que le son et l’éclairage pour les spectacles.

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Contribuer à l’équilibre travail-vie personnelle des employés

Il est important de soutenir les employés qui travaillent par quart pour maintenir une main-d’œuvre saine, productive et engagée. En raison de la nature des quarts de relève, il peut être facile de négliger l’incidence sur l’équilibre travail-vie personnelle par rapport à d’autres horaires.

Par exemple, si un employé est inscrit à un quart de relève jusqu’à 23 h, il faut veiller à ce qu’une autre personne soit inscrite à l’horaire pour le quart de 8 h le lendemain matin. Ajoutez des règles à votre logiciel de gestion des horaires ou soyez attentif à ce genre de situation pour éviter l’épuisement des employés. Le manque de soutien est l’un des principaux facteurs d’épuisement professionnel dans une organisation.

Gardez en tête qu’il est courant que les employés préfèrent le deuxième quart de travail ou les quarts de relève.

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Automatiser tout le travail des quarts de relève avec Evolia

L’utilisation de processus manuels pour mettre en place des quarts de relève pourrait alourdir la liste déjà lourde de vos tâches à faire.

Ainsi, pour rendre cette situation plus facile et pour automatiser vos autres processus, la mise en œuvre d’une solution de gestion de la main-d’œuvre est un bon investissement à considérer. Voici comment un logiciel comme Evolia peut vous aider ainsi que votre équipe, à gagner du temps et utiliser des outils pour travailler plus efficacement et vous permettre de vous concentrer sur d’autres aspects importants de votre entreprise.

Création et gestion des horaires

Grâce à la fonction gestion automatique des horaires d’Evolia, vous pouvez créer et assigner facilement des quarts de relève en fonction de différents critères que vous pouvez définir! Les employés peuvent également mieux gérer leur horaire en échangeant des quarts directement dans l’application mobile. Avec les mises à jour de l’horaire en temps réel, aucune étape manuelle n’est nécessaire pour fournir aux employés un horaire à jour. Par ailleurs, les outils d’autogestion des horaires pour les employés constituent aussi l’une des principales tendances en ressources humaines.

Outils de communication

Créez facilement des groupes ou des conversations individuelles avec les employés pour communiquer sur le fonctionnement des quarts de relève. Les employés peuvent également échanger entre eux pour toute question ou changement de quart, sans avoir à fournir leurs renseignements personnels tels que leur courriel ou numéro de téléphone. C’est un avantage considérable qui contribue à simplifier les communications.

Poinçons intégrés au système de paie

Avec Evolia, les employés peuvent facilement pointer leurs heures de travail à l’aide de leur téléphone intelligent ou d’un terminal de poinçon fixe. De plus, ces entrées de temps sont enregistrées et synchronisées avec les systèmes de paie les plus courants. En fin de compte, cela vous aide à réduire les erreurs et à simplifier le traitement de la paie. Apprenez-en plus sur les intégrations impressionnantes d’Evolia.

En tirant parti de nos fonctions et outils puissants, vous pouvez créer un environnement de travail flexible et efficace qui répond aux besoins de votre entreprise et de vos employés.

Mot de la fin

Les quarts de relève peuvent véritablement transformer l’expérience de vos clients, améliorer votre efficacité opérationnelle et vous aider à gérer la charge de travail pendant les périodes de transition ou en cas de demande accrue.

Cependant, comme toute modification au calendrier, l’ajout de quarts de relève peut entraîner d’autres tâches manuelles telles que l’organisation des échanges de quarts et la collecte des disponibilités.

C’est pourquoi il est fort utile d’utiliser un logiciel de gestion des horaires comme Evolia – une solution qui offre des avantages considérables aux entreprises qui désirent réduire la charge de travail liée à la création manuelle des horaires.