La gestion de l’horaire des employés est une priorité pour toute entreprise qui gère des besoins changeants en matière d’horaire en dehors du 9 à 5. Un processus de gestion des horaires des employés bien organisé permet à une entreprise de prospérer, d’augmenter le moral de ses employés et d’économiser des coûts de main-d’œuvre.
De nombreuses organisations, en particulier les petites entreprises, se tournent d’abord vers des outils accessibles comme Google Agenda pour gérer leurs besoins en matière de création des horaires de travail.
L’objectif de cet article est de vous fournir de l’information sur la façon de créer des horaires de travail dans Google Agenda, tout en mettant en évidence les limitations courantes, les plaintes que nous entendons et les meilleures solutions de gestion des horaires en fonction de votre situation.
Allons-y!
Table des matières
- Puis-je utiliser Google Agenda pour créer l’horaire des employés?
- Capacités et limites
- Google Agenda est-il conçu pour gérer l’horaire des employés?
- Configurer Google Agenda pour gérer l’horaire des employés
- Puis-je attribuer des tâches dans Google Agenda?
- Comment les employés peuvent-ils afficher leurs disponibilités?
- Autres défis
- La meilleure solution pour la gestion des horaires de travail : Evolia
- Autres grands avantages d’un logiciel de gestion de la main-d’œuvre
Puis-je utiliser Google Agenda pour créer l’horaire des employés?
Oui, Google Agenda peut être utilisé pour créer l’horaire des employés. Vous pouvez partager un calendrier avec les employés et ajouter des événements en tant que quarts.
Cependant, il est important de comprendre les capacités et les limitations de Google Agenda en matière de gestion des horaires d’employés.
Google Agenda est essentiellement un calendrier de travail conçu pour gérer des réunions internes ou externes, et non pour créer et suivre des quarts. Cette mauvaise utilisation de l’outil entraîne certaines limitations et frustrations courantes.
Possibilités et limites de l’utilisation de Google Agenda pour la gestion des horaires des employés
Il est crucial de comprendre les limites de Google Agenda pour éviter des problèmes ultérieurs lorsque vous mettez en place votre processus de gestion des horaires. Voici quelques points à prendre en compte:
Création manuelle d’événements pour les quarts: Pour gérer les quarts de chaque employé, vous devrez créer manuellement des événements pour chaque quart et inviter les employés à ces quarts. Vous pourrez ensuite ajouter des commentaires ou des détails dans la description de l’événement.
Calendriers partagés: Pour que les employés puissent voir les détails de leurs quarts dans Google Agenda, vous devrez vous assurer que le calendrier dans lequel ces événements sont créés est partagé avec ces employés. Ce calendrier partagé peut contenir tous les quarts, mais s’il est mal géré ou modifié, il peut être une source de confusion pour l’ensemble du personnel.
Confidentialité et contrôle d’accès: Bien que Google Agenda permette de contrôler qui peut voir et modifier le calendrier, le partage d’un calendrier unique avec plusieurs personnes peut poser des problèmes de confidentialité si les employés ont accès aux renseignements sur les quarts pour l’ensemble de l’entreprise ou du département.
Mise à jour des événements: Les personnes qui ont accès au calendrier partagé voient en temps réel toute modification apportée au calendrier ou à des événements spécifiques, ce qui facilite la synchronisation du calendrier. Cependant, une limitation majeure est l’effort manuel requis pour apporter une mise à jour, faire un changement de quart, un changement d’heure ou un échange de quarts.
Manque d’intégration: Google Agenda offre peu d’options d’intégration avec d’autres logiciels de RH ou systèmes de paie. Si vous utilisez un système d’horodateur pour la paie et qu’il y a des différences avec l’horaire de l’employé, cela pourrait causer beaucoup de difficultés à la fois à l’employé et au personnel chargé de la paie.
Évolutivité: Google Agenda peut présenter des problèmes d’évolutivité pour la gestion des horaires de plus de deux employés. Le besoin continu de mises à jour et d’interventions manuelles peut prendre beaucoup de temps dans une journée de travail.
Besoins complexes en matière de calendrier: Pour les entreprises ayant des besoins de gestion des horaires complexes, comme celles soumises à des normes du travail strictes ou gérant un grand nombre d’employés à temps partiel et à temps plein dont la disponibilité varie, la gestion de Google Agenda peut rapidement monopoliser de 10 à 15 heures chaque semaine.
Échanges de quarts: Bien que les employés puissent organiser des échanges de quarts de manière informelle et en informer les gestionnaires pour obtenir leur approbation, Google Agenda ne propose pas de fonction spécifique pour faciliter ou suivre ces échanges.
Suivi et gestion des congés : Il n’existe pas de système intégré pour gérer les demandes de congé, suivre les soldes de congé ou intégrer ces éléments directement dans le processus de création d’horaires.
N’utilisez pas les mauvais outils
Vous pouvez vous en sortir, mais ce n’est pas la solution optimale. Pensez à ceci…
Imaginons qu’une personne utilise un couteau à beurre pour visser une vis. Bien que le couteau puisse s’insérer dans la fente et faire tourner la vis, ce n’est pas son usage prévu. La vis ou le couteau pourrait s’endommager, et la personne pourrait même se blesser.
Google Agenda est-il conçu pour planifier l’horaire des employés?
Google Agenda n’est pas spécifiquement conçu pour la gestion des horaires des employés. Son objectif principal est de servir de calendrier numérique général pour organiser des réunions, des événements et des rendez-vous. Considérez-le comme votre propre agenda pour suivre les activités de vos enfants, comme les matchs de soccer, ou comme un outil pour organiser des réunions internes et des appels avec des clients.
Bien qu’il offre certaines fonctionnalités pouvant être adaptées aux besoins de base en matière de gestion des des horaires d’employés, comme la création de calendriers partagés et l’envoi d’invitations à des événements, il manque de fonctionnalités spécialisées nécessaires pour assurer une gestion complète des horaires des employés.
Il peut néanmoins être utilisé en complément d’autres logiciels de gestion des horaires, tels qu’Evolia.
Configurer Google Agenda pour la gestion des horaires des employés
Bien que Google Agenda ne soit pas spécifiquement conçu pour répondre aux besoins complexes de gestion des horaires d’employés, il peut néanmoins être utilisé pour des tâches de planification de base. Voici un guide étape par étape pour vous aider à le configurer :
1. Créez un compte Google pour votre organisation
Pour commencer, créez un compte Google et créez une adresse courriel pour votre entreprise, si vous n’en avez pas déjà une. Idéalement, pensez à utiliser l’espace de travail Google pour bénéficier d’un compte plus sécurisé.
2. Accédez à votre espace de travail Google Agenda pour la gestion des horaires
Connectez-vous à votre compte courriel dédié à la gestion des horaires. Cliquez sur ce lien pour ouvrir Google Agenda.
3. Mettez en place des quarts
Cliquez sur la date et l’heure souhaitées dans le calendrier pour créer un événement.
Nommez l’événement avec l’heure du quart ou le nom de l’employé, selon les conventions de gestion que vous avez établies.
Pour ajouter des employés, saisissez les adresses courriel des personnes visées par ce quart dans la section «Invités». Elles recevront alors une invitation à l’événement, qu’elles pourront accepter pour l’ajouter à leur Google Agenda personnel.
N’oubliez pas d’inclure tous les détails nécessaires dans la description, tels que l’emplacement (si vous avez plusieurs lieux de travail) ou les tâches spécifiques à accomplir pendant le quart.
4. Répétez pour les quarts supplémentaires
Répétez l’étape 3 pour chaque quart que vous devez planifier, vous assurant ainsi d’avoir le personnel nécessaire pour la semaine ou le mois à venir et de respecter les disponibilités des employés. Pour gagner du temps, vous pouvez utiliser la fonction «Dupliquer» pour les quarts récurrents.
S’il s’agit de quarts récurrents, utilisez la fonction de récurrence pour les ajouter au calendrier.
5. Partagez le calendrier
Une fois que vous avez ajouté les quarts, partagez le calendrier avec votre équipe en accédant au menu «Paramètres et partage» du calendrier spécifique que vous avez créé.
Dans la section «Partager avec des personnes spécifiques», ajoutez les adresses courriel de vos employés ou gestionnaires qui doivent avoir accès au calendrier.
Choisissez le niveau de permission approprié (en général, «Voir les détails des événements» est suffisant pour les employés).
6. Tenez le calendrier à jour
C’est à cette étape que vous devez investir 5 heures en utilisant Google Agenda. Assurez-vous de mettre régulièrement à jour le calendrier au fur et à mesure que les quarts changent. Encouragez les employés à ajouter leur calendrier personnel dans leur téléphone afin qu’ils puissent consulter leurs horaires d’où qu’ils se trouvent.
7. Optimisez la communication concernant les réunions
Envisagez de créer un calendrier séparé et partagé spécifiquement dédié aux réunions d’équipe ou aux événements. Bien que cela puisse rendre la vue d’ensemble de Google Agenda plus compacte, cela vous aidera à mieux organiser toutes les réunions si vous optez pour cette approche.
Utilisation continue
L’utilisation de Google Agenda pour la gestion des horaires des employés offre une solution de base adaptée aux très petites équipes ayant des besoins simples en matière de calendrier. Cependant, dès que vous introduisez des changements de quarts ou une disponibilité variable pour plus d’un ou deux employés, il serait judicieux d’envisager d’investir dans un logiciel de gestion de la main-d’œuvre.
Engager un gestionnaire de calendrier uniquement pour gérer un Google Agenda comme celui-ci pourrait s’avérer excessif:
Lecture recommandée : 3 raisons d’automatiser la gestion de vos horaires
Puis-je attribuer des tâches dans Google Agenda?
Non, Google Agenda ne vous permet pas d’attribuer des tâches aux employés. La création de tâches ne fonctionne que pour le propriétaire du calendrier, et il n’est pas possible d’en assigner à d’autres personnes.
Comment les logiciels de gestion des tâches surmontent-ils ces limites?
Opter pour un logiciel de gestion de la main-d’œuvre tout-en-un peut aisément pallier les lacunes liées à la gestion et à l’attribution des tâches.
Attribuez des tâches ponctuelles ou récurrentes à des quarts spécifiques, indépendamment de l’employé qui les exécutera. Cette fonctionnalité permet de simplifier les affectations de gestion des tâches.
Et grâce aux notifications intégrées et à la fonction de clavardage de l’application Evolia, les employés et les gestionnaires sont informés en temps réel des nouvelles tâches et de leur avancement.
Comment les employés peuvent-ils afficher leurs disponibilités?
Les employés peuvent afficher leurs disponibilités dans Google Agenda, mais ils doivent d’abord partager leur calendrier personnel avec vous. Bien que les employés puissent choisir de ne pas afficher les détails de leurs événements personnels, cela pourrait soulever des préoccupations majeures en matière de confidentialité, puisque les gestionnaires pourraient voir les moments où un employé a décidé de se réserver du temps. Cette contrainte représente une limitation importante par rapport aux logiciels de gestion automatisée.
Pour partager leur calendrier de disponibilités avec leur gestionnaire ou avec l’ensemble de l’équipe, les employés peuvent accéder au menu «Paramètres et partage» pour ce calendrier, puis ajouter les adresses courriel de leurs collègues ou superviseurs sous «Partager avec des personnes spécifiques».
Comment le logiciel de gestion d’Evolia contourne-t-il ces contraintes?
Le logiciel de gestion automatisée d’Evolia est spécialement conçu pour la gestion de la main-d’œuvre et résout toutes les limitations associées à l’utilisation d’outils tels que Google Agenda pour gérer les disponibilités et l’horaire des employés.
Gagnez du temps en permettant à vos employés de gérer eux-mêmes leur calendrier. Donnez-leur la possibilité de choisir des quarts, de définir leur disponibilité et d’enregistrer le début de leur quart, le tout via Evolia.
Lecture recommandée: Gestion des horaires d’artistes avec précision : Medusa Entertainment rencontre Evolia
Autres défis de l’utilisation de Google Agenda
Gestion des permissions des employés
Un des principaux défis posés par Google Agenda réside dans la difficulté à définir différents niveaux de permission pour les utilisateurs. Bien qu’il existe différents niveaux de gestion et de permissions, utiliser plusieurs calendriers Google distincts à l’interne pour contourner ces problèmes peut s’avérer inefficace.
Gérer les échanges de quarts
Les échanges de quarts représentent déjà un défi pour les équipes de RH et les gestionnaires de calendrier si aucun logiciel de gestion automatisée n’est en place. Permettre les échanges de quarts est essentiel pour tout lieu de travail prospère qui valorise son personnel. Les employés veulent avoir de la flexibilité, et les changements de quarts leur offrent cette opportunité. Cependant, la gestion de ces changements avec Google Agenda peut s’avérer pénible. Lorsqu’une demande d’échange de quarts est faite, vous devez :
- Ouvrir Google Agenda.
- Trouver le quart approprié.
- Changer les employés concernés dans le champ «Invité».
- Confirmer les changements et mettre le calendrier à jour.
- Mettre à jour les quarts ultérieurs touchés par cet échange.
- Vérifier que les nouvelles heures de travail des employés respectent les normes du travail.
La plateforme ne prend pas en charge un processus simplifié pour proposer, approuver et mettre à jour des changements de quarts, ce qui nécessite l’intervention manuelle des gestionnaires ou du personnel des RH. Gardez toutes ces considérations à l’esprit si vous autorisez les échanges de quarts.
Pas d’horodateurs
Le suivi du temps et des présences peut s’avérer crucial pour harmoniser les heures réelles travaillées par les employés avec leur paie. Un suivi précis des heures est essentiel pour garantir la conformité de la paie et s’assurer que les employés reçoivent bel et bien le montant attendu. Si vous vous fiez uniquement à Google Agenda pour déterminer les heures à payer, vous ne prendrez pas en compte les heures d’employés qui arrivent en avance ou en retard à leur poste.
Google Agenda ne dispose pas d’une fonctionnalité d’horodateur intégrée, ce qui le rend difficile à utiliser pour assurer un suivi complet des heures de travail.
Lecture recommandée : Guide du système d’horodateur : pratiques exemplaires pour votre personnel
Synchronisation de la paie manuelle sujette aux erreurs
Google Agenda, principalement conçu pour la planification d’événements, n’offre pas d’intégration directe avec les systèmes de paie. Cela contraint les gestionnaires des RH à transférer manuellement les données du calendrier vers le logiciel de paie.
Selon les estimations, chaque erreur peut coûter environ 291 $ à une entreprise pour y remédier. Si plusieurs erreurs surviennent chaque mois, cela peut entraîner une augmentation importante des charges salariales de l’entreprise.
Gestion précise et efficace du calendrier
Dans l’ensemble, le principal inconvénient de l’utilisation de Google Agenda pour la gestion des horaires des employés réside dans son manque d’efficacité et de précision comparativement à d’autres options plus performantes. Même pour de petites équipes, cela peut entraîner des complications supplémentaires lorsqu’il s’agit d’intégrer de nouveaux employés ou de gérer les départs. De plus, un calendrier peu équitable peut nuire à la rétention des employés à long terme.
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La plateforme de gestion des ressources humaines d’Evolia vous permet de recruter, planifier et gérer vos employés, vous épargnant ainsi d’innombrables heures de travail administratif.
La meilleure solution pour gérer les horaires de travail : Evolia
Il y a une meilleure façon de faire! Gérer les horaires des employés avec Evolia en trois étapes faciles.
La solution la plus simple, c’est Evolia. Automatisez et simplifiez plusieurs des étapes que nous avons regardées ci-dessus, tout en gardant en contrôle du calendrier et en évitant de travailler d’innombrables heures par semaine (on ne pourrait pas souhaiter mieux que ça).
Étape 1 : Recueillir les renseignements sur les employés
Une fois votre compte créé, allez à l’onglet «Employés» et cliquez sur l’icône + pour accéder aux options de collecte des données sur les employés.
Vous disposez de deux méthodes simples:
- Ajouter les employés manuellement;
- Importer une liste d’employés avec leurs renseignements.
Ajoutez ou importez des détails tels que le prénom, le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, le poste, le lieu de travail, le statut d’emploi, l’identifiant de l’employé, le salaire horaire, le nombre d’heures maximum, la date d’embauche, et bien plus encore. Les employés peuvent également recevoir une invitation par courriel ou texto lors de la configuration de leur profil.
Étape 2 : Définir les quarts de travail et les publier
Cliquez sur la colonne correspondant au jour où vous souhaitez créer l’horaire de l’employé, puis sélectionnez la ligne appropriée. De nombreuses options s’afficheront, vous permettant d’automatiser le calendrier à l’avenir. Remplissez les champs tels que le poste, le lieu, les pauses, les primes de quarts, les quarts sur appel, les fins de journée variables, etc.
Une fois les quarts définis, le calendrier est publié et partagé avec les employés, généralement via les outils de communication intégrés au logiciel. Cela garantit à tous les membres de l’équipe un accès immédiat et facile à leurs horaires de travail à jour.
Étape 3 : Automatiser le reste
Automatisez les changements de quarts, l’affichage des disponibilités, les mises à jour d’horaires et bien plus encore. Evolia prend en charge les tâches courantes de gestion des horaires. Cela inclut la mise à jour des horaires en fonction des changements en temps réel, tels que les échanges de quarts ou les demandes de congés. L’automatisation garantit que les horaires restent optimisés pour votre entreprise sans avoir à constamment intervenir manuellement, ce qui permet d’économiser beaucoup de temps et d’efforts de gestion.
Vous gagnerez encore plus de temps pour vous concentrer sur des aspects plus importants de votre entreprise.
Synchroniser votre calendrier Evolia avec Google Agenda
Autres avantages considérables d’un logiciel de gestion de la main-d’œuvre
Créer les horaires des employés avec des outils de gestion automatisée
La fonction de gestion des horaires d’employés d’Evolia automatise ce processus en faisant correspondre les quarts disponibles avec les employés en fonction de leurs préférences, de leurs compétences et de leur disponibilité. Le logiciel simplifie le processus de gestion pour les entreprises, en assurant une répartition optimale du personnel et une budgétisation de la main-d’œuvre, et en réduisant les efforts de gestion manuelle. Si vous gérez des horaires de travail 24/7, cette fonction est d’autant plus importante, car vous n’avez pas de marge de manœuvre pour commettre une erreur et oublier un quart.
Suivi du temps et des présences et synchronisation avec la paie
Evolia offre des fonctions qui permettent de simplifier le suivi des heures de travail et des présences des employés, garantissant précision et efficacité. Elles permettent à vos employés d’enregistrer précisément leurs heures d’arrivée et de départ, tout en suivant et en envoyant automatiquement ces données vers un tableau central et le système de paie, qui les présente en temps réel.
Surveillez les coûts de main-d’œuvre sans faire de calculs et sans utiliser de chiffriers. Comme pour la plupart des entreprises, les coûts de main-d’œuvre associés au fonctionnement et à l’exploitation représentent généralement une part importante de leur investissement. Avec le logiciel de gestion de la main-d’œuvre d’Evolia, vous pouvez prévoir vos coûts de main-d’œuvre en fonction de votre calendrier et mieux gérer les changements au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Évitez les calculs manuels ou la mise à jour de feuilles de calcul qui finissent par générer des erreurs au fil du temps.
Gérer les tâches globalement sans stylo ni papier
Des fonctionnalités de gestion des tâches efficaces aident votre entreprise à simplifier les flux de travail en attribuant, suivant et gérant des tâches à partir d’un logiciel centralisé. Cela permet aux gestionnaires de déléguer des tâches aux employés en fonction de leurs compétences et de leur disponibilité, de suivre le travail et de garantir que les tâches sont attribuées et exécutées correctement.
Mot de la fin
Bien que vous puissiez atteindre votre objectif de créer les horaires des employés avec Google Agenda, l’utilisation de la version gratuite d’Evolia vous permettra de gagner beaucoup plus de temps et d’automatiser considérablement la gestion des horaires. Elle offre des fonctionnalités avancées de planification, une gestion intégrée des disponibilités, des communications en temps réel et des outils précieux de conformité et de rapport.
Alors, qu’attendez-vous? Laissez tomber Google Agenda et essayez Evolia dès aujourd’hui.
Recrutez, planifiez et gérez votre personnel GRATUITEMENT
La plateforme de gestion des ressources humaines d’Evolia vous permet de recruter, planifier et gérer vos employés, vous épargnant ainsi d’innombrables heures de travail administratif.
Autres ressources en matière de gestion des horaires
- Comment créer efficacement les horaires d’employés: guide étape par étape
- Planifier les horaires liés au commerce de détail : des astuces modernes au-delà des feuilles de calcul ennuyeuses et de Snapchat
- 10 bonnes pratiques pour créer des horaires comme un pro avec Evolia
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