Lois sur la prévisibilité des horaires au Canada : Un survol des réglementations par province pour vos équipes RH
En tant que spécialiste des ressources humaines ou gestionnaire en charge des horaires au Canada, il est essentiel de se conformer aux lois provinciales en matière de droit du travail. Cela est non seulement essentiel au bien-être de vos employés, mais ça garantit également le bon déroulement de vos opérations.
C’est là qu’intervient la gestion prédictive. Bien que ce concept soit plus établi aux États-Unis, les provinces canadiennes introduisent de plus en plus de réglementations similaires en matière d’équité et de prévisibilité des horaires de travail.
La compréhension et le respect de ces règles peuvent aider à prévenir les conflits de travail et à rendre l’assignation des horaires plus efficace. Plongeons dans le vif du sujet!
Qu’est-ce que le droit à des horaires de travail prévisibles?
Premièrement, la gestion des horaires prédictive est une approche de planification qui offre aux employés un horaire prévisible, c’est-à-dire qu’ils le reçoivent avec un préavis suffisant pour éviter toute surprise de dernière minute. Des lois ont ainsi été mises en place pour créer une équité dans l’attribution des horaires tant pour les employés que pour les employeurs.
Ces lois sont conçues pour offrir plus de structure dans la vie professionnelle de vos travailleurs, leur permettant de mieux gérer l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie personnelle tant pour la garde des enfants, l’éducation et leurs autres engagements personnels.
Avantages et inconvénients
Les avantages de l’amélioration des pratiques de gestion est une évidence, car elle conduit à une plus grande satisfaction du personnel et donc à des taux de rétention plus élevés. Cependant, ces changements impliquent un peu de travail et ne font pas l’unanimité au sein des travailleurs. Nous allons examiner les avantages et les inconvénients afin que vous puissiez comprendre comment et pourquoi mettre en œuvre des meilleures pratiques de gestion des horaires de travail.
Avantages
Meilleure prévisibilité : les lois sur la prévisibilité des horaires offrent aux employés et aux employeurs une plus grande stabilité au niveau de la façon dont le travail est planifié. Comme mentionné précédemment, cette prévisibilité permet aux travailleurs de mieux planifier leur vie et de trouver l’équilibre travail-vie personnelle auquel ils aspirent.
Pour les employeurs, cela signifie également que vous aurez une plus grande maîtrise de vos prévisions. Le besoin d’une plus grande prévisibilité dans la planification des horaires aidera ainsi votre entreprise à développer une planification de ses besoins de main-d’oeuvre plus précise et de mieux contrôler sa productivité.
Amélioration de l’équilibre travail-vie personnelle : les horaires étant fixés à l’avance, les employés peuvent prendre des décisions éclairées sur la manière d’organiser leur temps en dehors du travail. Cela peut conduire à une meilleure qualité de vie, car les travailleurs ont la possibilité de planifier plus d’activités sociales, des loisirs et des périodes de repos sans craindre des obligations professionnelles soudaines.
Inconvénients
Structures opérationnelles rigides : la plupart des entreprises sont confrontées à un défi majeur pour respecter les lois de prévisibilité des horaires : la nécessité de structures de gestion plus rigides. Dans des secteurs comme la fabrication, l’hôtellerie ou la santé, où la demande peut fluctuer de manière inattendue, il est généralement utile, voire essentiel, de pouvoir procéder à des ajustements de personnel de dernière minute.
Pour surmonter ce problème, intégrez des quarts sur appel dans vos horaires. Cela peut vous donner la possibilité d’informer les employés de leur disponibilité en cas de forte demande. Cela offre ainsi à votre entreprise la flexibilité nécessaire pour répondre à une demande prévue plus élevée. Attention toutefois car certaines juridictions commencent à requérir un dédommagement des employés sur appel qui ne sont pas retenus.
Fardeau administratif accru : le respect des lois sur la prévisibilité des horaires de travail exige du temps pour planifier et conserver les traces nécessaires. Si vous travaillez en RH, cette tâche pourrait vous revenir. Cela implique non seulement d’élaborer vos horaires plus à l’avance, mais aussi de communiquer les changements de manière appropriée et conformément aux lois. Les changements d’horaires et les notifications importantes de ces changements sont un élément majeur dans plusieurs provinces du Canada.
Un logiciel de gestion d’horaire est une excellente solution à cette charge administrative pour vous ou d’autres membres de votre équipe. Non seulement il peut aider à mieux planifier les besoins de main-d’oeuvre grâce à des outils prédictifs et à des assignations automatiques, mais il peut également faciliter les échanges de quarts de travail, la gestion des congés et bien plus encore!
Moins de flexibilité : Ironiquement, les réglementations en matière de prévisibilité peuvent également avoir un impact négatif sur l’équilibre travail-vie personnelle des travailleurs.Vos employés accordant de l’importance à la flexibilité et à la maîtrise de leurs horaires, ces règles plus rigides peuvent les empêcher de demander des changements de dernière minute, comme des échanges de quarts, car leurs collègues n’auraient pas été prévenus suffisamment tôt.
Perte de revenus : les employeurs ne pouvant pas proposer de quarts de travail de dernière minute, cela signifie parfois moins de travail offert aux employés, ce qui génère une perte de revenus potentiels. Cela est considéré comme l’un des principaux compromis, avec une perte de productivité aux heures de pointe, de la gestion prévisible des horaires.
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Quelles provinces canadiennes ont des règlementations de prévisibilité des horaires?
Pour faire simple, le Canada n’a pas encore adopté de loi sur la prévisibilité des horaires au niveau fédéral. Il demeure donc du ressort des provinces de se doter de réglementations à cet effet. Plusieurs provinces ont ainsi adopté des réglementations offrant aux employés une meilleure prévisibilité de leurs quarts de travail.
Voici un résumé des principales lois par province :
1. Colombie-Britannique
En Colombie-Britannique, l’Employment Standards Act (ESA) inclut les grandes lignes de ce que l’on peut considérer être un loi de prévisibilité des horaires.
Plus spécifiquement, l’ESA traite des heures de travail et des pauses et congés obligatoires pour les employés. Il n’inclut toutefois pas de règles avancées quant à la gestion des horaires et à la communication de ceux-ci.
Les employeurs peuvent aussi y faire des modifications d’horaires ou annuler des quarts à tout moment tant que l’employé n’a pas commencé à travailler
2. Alberta
L’Alberta’s Employment Standards Code inclut des réglementations plus spécifiques à la communication des horaires qu’en Colombie-Britannique.
Plus précisément, les employeurs doivent donner un préavis écrit d’au moins 24 heures pour tout changement d’horaire, avec un minimum de 8 heures de repos entre deux quarts.
Des exceptions à ces règles peuvent s’appliquer dans des situations d’urgence ou pour certains secteurs d’activité.
3. Saskatchewan
L’ESA de la Saskatchewan va encore plus loin qu’en Colombie-Britannique et en Alberta en matière de préavis et de communication des horaires aux employés..
On y mentionne que les employeurs doivent fournir les horaires de travail à leurs employés au moins une semaine avant le début de l’horaire. Un employeur peut modifier l’horaire d’un employé avec moins d’une semaine de préavis si des circonstances imprévues, inhabituelles ou urgentes surviennent.
Les horaires de travail fournis doivent également s’étendre sur un minimum de 7 jours consécutifs.
4. Manitoba
L’ESA du Manitoba ressemble à celui de la Colombie-Britannique. Il présente peu de requis ou de lignes directrices relativement au délais de communication des horaires en avance. Les employeurs peuvent aussi y modifier les quarts de travail à tout moment.
5. Ontario
L’approche de l’Ontario quant à la gestion des horaires est incluse dans le Fair Workplaces, Better Jobs Act venu ammender l’Employment Standards Act, 2000.
L’Ontario a mis en place de nombreux règlements et mesures de protection des employés en matière de préavis d’horaire. La loi y présente plusieurs requis quant aux changements de quart et à la communication des horaires. Bien qu’il n’existe aucune disposition spécifique concernant la publication à l’avance des horaires, d’autres détails concernant les changements aux quart doivent être respectés.
Les employeurs sont tenus de fournir aux employés un préavis d’au moins trois jours pour tout changement à un quart de travail. Si un employeur ne fournit pas cet préavis dans le sdélais, il doit rémunérer l’employé en lui versant trois heures de salaire à son taux habituel.
Les employés ont également le droit de refuser des quarts de travail s’ils sont prévenus moins de 96 heures (quatre jours) à l’avance.
6. Québec
La loi sur les normes du travail du Québec présente les principales règlementations en matière de gestion et d’organisation de la main-d’oeuvre, incluant les heures de travail et les préavis d’horaires.
À l’image de l’Ontario, le Québec ne dispose pas de loi du travail encadrant les préavis de communication des horaires, à moins qu’il ne s’agisse d’une modification aux quarts de travail.
Les employeurs sont tenus de communiquer tout changement d’horaire à l’employé dans un délai raisonnable.
Bien que la loi ne définisse pas de délai spécifique, « raisonnable » signifie généralement un préavis suffisant pour permettre aux employés d’adapter leur vie personnelle en
7. Autres Provinces
Les autres provinces de la côte Est ont des dispositions plus génériques ou inexistantes dans leurs ESA respectifs en ce qui a trait à la prévisibilité et à la communication des horaires de travail, incluant les éléments suivants :
Bien que certaines provinces prévoient des dispositions pour les changements d’horaire, les protections pour les employés sont moindres que dans les provinces décrites plus haut.
Cela ne dispense pas les employeurs de respecter les normes générales du travail liées aux pratiques de planification des horaires équitables, comme de fournir un préavis raisonnable et de veiller à ce que les employés soient traités de manière équitable.
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Réflexions finales
Bien que les provinces canadiennes ne disposent pas de lois spécifiques à la prévisibilité des horaires comme aux États-Unis, il existe tout de même des avis et des réglementations spécifiques que vous devrez peut-être suivre, selon votre emplacement.
Au-delà des réglementations, vos employés apprécieront que vous leur donniez le temps de connaitre leurs horaires. Même si les réglementations ne vous obligent pas à le faire, un taux de roulement élevé peut facilement signifier un mécontentement des employés. La planification du temps en est une cause fréquente. Assurez-vous d’assigner vos horaires de manière équitable, votre équipe vous remerciera et votre l’entreprise pourra fonctionner avec plus de prévisibilité et de succès.
Evolia propose ces lignes directrices comme première étape pour vous aider à comprendre les réglementations en termes de prévisibilité des horaires dans votre juridiction. En cas de doute, nous vous recommandons toujours de consulter votre équipe juridique.
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