La gestion du commerce de détail en 2024 : changements, meilleures pratiques et guide étape par étape

L’organisation des horaires dans le commerce de détail est de plus en plus difficile pour les responsables et le personnel, notamment avec la pénurie de main-d’œuvre qui persiste et les employés actuels qui sont tentés par d’autres opportunités.

Ces défis sont aussi l’occasion de s’améliorer, afin de planifier les horaires des employés d’une manière qui soit collaborative, qui ne stresse personne, et qui permette à l’entreprise de fonctionner plus efficacement. Nous explorerons ici plusieurs options, y compris l’utilisation de méthodes courantes, telles que les feuilles de calcul, ainsi que d’autres méthodes de gestion de l’emploi du temps, tels que des logiciels de planification des horaires.

À la fin de cet article, vous serez équipé d’un processus étape par étape qui inclut les meilleures pratiques spécifiques au commerce de détail pour planifier efficacement les horaires de votre personnel, tout en évitant les maux de têtes liés à la planification manuelle. En 2024, abandonnons les pratiques ardues et désuètes!

Table des matières

• Le paysage en constante évolution de la gestion dans la vente de détail
• Les meilleures pratiques de l’industrie
• Comment planifier les horaires des employés dans le commerce de détail
• La façon simple de planifier les horaires de travail dans le commerce de détail

Le paysage en constante évolution de la gestion dans la vente de détail

Les commerces de détail évoluent pour attirer et fidéliser les travailleurs de la génération Z par l’intégration de la technologie et des médias sociaux dans les processus de recrutement et d’établissement des horaires.

La flexibilité est indispensable

Il y a présentement une emphase croissante sur la flexibilité, avec des horaires de plus en plus centrés sur l’employé, s’adaptant aux préférences et aux disponibilités de chacun.

Une grande majorité des nouveaux travailleurs du commerce de détail fait partie de la génération Z, dont les préférences vont vers une communication ouverte, honnête et transparente.

Les membres de la génération Z s’attendent à bénéficier d’un horaire et d’un environnement de travail flexibles. Ces changements reflètent une évolution vers une approche plus moderne et adaptative de la gestion des ressources humaines dans le commerce de détail, répondant aux préférences uniques de cette jeune génération.

Finis les emplois du temps sur papier!

Dans de nombreux lieux de travail, en particulier dans le commerce de détail, les pratiques de planification impliquent souvent des méthodes manuelles. Il peut s’agir de la création manuelle d’une feuille de calcul ou de l’impression de l’emploi du temps, d’un processus manuel de publication sur un intranet, ou encore d’autres processus manuels tels que l’envoi de photos de l’emploi du temps par textos aux employés.

Par exemple, près de 68% des horaires de travail des employés sont écrits à la main et près de la moitié des travailleurs de quarts aux États-Unis reçoivent leur horaire de travail hebdomadaire sur un bout de papier.

Cependant, un changement de tendance majeur est en cours dans ce domaine, puisque les employés sont constamment incommodés par les emplois du temps sur papier.

Des applications sont utilisées pour la planification alors qu’elles ne le devraient pas

Le paysage technologique évolue, tout comme les pratiques de gestion des horaires dans le commerce de détail. Les plateformes de médias sociaux comme Snapchat, populaires parmi la génération Z, sont de plus en plus utilisées pour les horaires dans la vente au détail. Si la planification se fait sur papier, il est désormais assez courant que le personnel prenne des photos de l’emploi du temps et les envoie à d’autres employés via Snapchat ou d’autres applications de réseaux sociaux.

Un autre exemple est que McDonald’s a utilisé Snapchat pour créer une campagne « Snapplications », permettant aux utilisateurs de postuler à des emplois d’une manière plus attrayante et informelle. McDonald’s sait que ce groupe démographique préfère utiliser ces outils parce que l’alternative est le stylo et le papier. Cette approche correspond aux préférences de la génération Z, qui passe souvent beaucoup de temps sur les médias sociaux.

Lecture recommandée : How to Create 24/7 Staff Schedules + Tips and Industry Specific Insights

Les meilleures pratiques de l’industrie

Dans le secteur de la vente au détail, il existe des bonnes pratiques spécifiques à suivre. L’amélioration de l’un des aspects de ces pratiques vous aidera à améliorer la planification efficace des horaires des employés.

Comprendre les besoins de votre entreprise

Il est important de prendre du recul et d’analyser vos activités. Examinez les schémas de circulation des clients, les heures de pointe et les tendances des ventes. Cela vous aidera à comprendre quand il est possible de prévoir plus ou moins de personnel pour faire face aux changements de la demande. Vous pourrez ainsi éviter les excès de personnel dans le but d’économiser sur les coûts de main-d’œuvre.

Les tactiques à appliquer :

• Examiner les données de vente mensuelles et hebdomadaires pour déceler les tendances;
• Organiser régulièrement des réunions d’équipe pour discuter des événements ou des promotions à venir qui pourraient avoir une incidence sur les besoins en personnel;
• Analyser les périodes de pointe des clients de Google Business;
• Déterminer les tendances saisonnières et annuelles de l’entreprise.

Les disponibilités et les préférences des employés

Les disponibilités et les préférences de vos employés doivent être une priorité lorsqu’il s’agit de déterminer qui doit être affecté à chaque quart de travail. Il convient de trouver une harmonie entre les besoins de l’entreprise et l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée de l’employé. Les responsables peuvent ainsi améliorer le moral du personnel et réduire le taux de rotation en tenant compte des préférences des employés et en les faisant passer en premier./p>

Les tactiques à appliquer :

• Créer un système permettant aux employés d’indiquer leurs disponibilités et leurs préférences;
• Permettre aux employés d’ajuster leurs disponibilités sur la base d’une règle flexible, par exemple, en soumettant les changements de disponibilités deux semaines à l’avance;
• Mettre en place un programme de rotation des quarts de travail afin de garantir l’équité dans l’attribution des meilleurs quarts.

Adhérez aux lois et aux réglementations locales

Bien que cela puisse paraître évident, il est facile de commettre des erreurs en matière de réglementation des horaires si vous utilisez des processus manuels de planification d’horaires. Il est essentiel de respecter les lois locales et nationales relatives à la communication préalable des horaires, aux changements de quarts de travail, au nombre d’heures travaillées et plus encore, étant donné que le non-respect de ces lois peut entraîner de lourdes sanctions. C’est pourquoi vous et vos gestionnaires devez être au courant de ces réglementations et les respecter.

Les tactiques à appliquer :

• Organiser régulièrement des formations pour les gestionnaires portant sur les dernières lois et les meilleures pratiques en matière de planification;
• Mettre en place des systèmes empêchant le personnel de travailler en cas de violation potentielle du droit du travail.

Planification automatisée des horaires de travail

Ne serait-il pas agréable de pouvoir automatiser la planification de votre personnel, le tout sans erreurs? C’est là que des plateformes de gestion intelligentes, comme Evolia, entrent en jeu. Cela permet de réduire le temps passé à établir manuellement les horaires de chaque employé, de diminuer la probabilité d’erreurs et de garantir une répartition équitable des quarts de travail.

Les tactiques à appliquer :

• Mettre en place un logiciel de planification capable d’automatiser les assignations de quarts de travail en fonction de paramètres définis;
• Mettre vos employés à contribution en leur permettant de changer de quarts de travail et de mettre à jour leurs propres disponibilités pour faciliter l’automatisation;
• Utiliser Evolia gratuitement pour économiser d’innombrables heures et automatiser vos planifications d’horaires.

Affichage des horaires longtemps à l’avance

Personne n’aime recevoir son emploi du temps la veille d’un quart de travail. Affichez les horaires à l’avance et de manière cohérente en termes d’heures et de format. Cela donne le temps aux employés de planifier leur emploi du temps et d’avoir un mode de vie plus stable, ce qui permet également d’augmenter les ventes!

Et vous pouvez éviter ce type de complications…

Manager Doesn’t Post Hours Soon Enough
byu/bookwormagain inMichaelsEmployees

Les tactiques à appliquer :

• Utiliser des outils numériques, comme Evolia, pour partager les horaires et pour informer automatiquement les autres membres du personnel en cas de changements d’horaires;
• Annoncer l’heure de publication des horaires et ne jamais s’en éloigner, à moins que le personnel n’en fasse la demande.

Communication et transparence

En 2024, il est important de maintenir des lignes de communication ouvertes en ce qui concerne la planification des horaires, afin de permettre aux employés d’exprimer leurs préférences et leurs inquiétudes.

Si des changements importants en matière d’horaires sont envisagés, par exemple l’ajout d’un nouveau quart de travail ou la modification des horaires pour intégrer des quarts de nuit, ils doivent être communiqués et discutés avec le personnel.

Sans cette collaboration et cette transparence, vous verrez le taux de rotation augmenter, car le personnel partira à la recherche d’employeurs plus accommodants.

Les tactiques à appliquer :

• Mettre en place une politique d’ouverture pour que les employés puissent discuter de leurs problèmes d’horaires ou de leurs préoccupations;
• Permettre aux employés de faire part de leurs commentaires au moyen de formulaires anonymes.

Lecture recommandée : La nouvelle façon de recruter des employés dans le commerce de détail

Comment planifier les horaires des employés dans le commerce de détail

Voyons maintenant comment vous pouvez créer les horaires de votre personnel à l’aide d’Excel ou de Google Sheets. Il s’agit d’un processus long et manuel, c’est pourquoi nous avons également inclus une option plus simple et automatisée pour ceux qui le souhaitent.

Passez à la méthode facile de planification d’horaires pour la vente au détail

Étape 1 : Créer une nouvelle feuille de calcul

Tout d’abord, créez une nouvelle feuille de calcul dans Excel ou dans Google Sheets et donnez-lui un nom conventionnel, par exemple « Planification des horaires de vente au détail pour [nom de l’entreprise] – semaine du [date] ».

Étape 2 : Définir votre période de référence

En haut de la feuille de calcul et dans le nom de l’onglet, indiquez la période de planification. Les périodes les plus courantes sont les suivantes :

• Horaires hebdomadaires;
• Horaires bi-hebdomadaires (alignés sur les périodes de paie);
• Horaires mensuels.

Vous devez également définir les heures d’ouverture et de fermeture afin que le personnel soit réparti en conséquence.

Étape 3 : Lister les noms des employés

Dans la première colonne, indiquez les noms de tous vos employés. Vous pouvez inclure leurs rôles s’ils occupent des postes spécifiques qui influencent leurs horaires de travail (par exemple, caissier ou chef d’étage).

Conseils avancés

Si vous voulez aller plus loin, créez une feuille séparée avec le prénom, le nom de famille et la position des employés dans un nouvel onglet. Vous pouvez ensuite utiliser une fonction Vlookup pour référencer un nom ou un poste afin de remplir certaines cellules de votre feuille principale. Cette méthode est utile si vous avez beaucoup de départements différents avec un taux de rotation élevé et que vous souhaitez disposer d’un onglet distinct pour les employés.

Étape 4 : Créer des colonnes de dates et d’heures en couvrant les heures d’ouverture

Sur la ligne supérieure, saisissez les dates de la période de planification. Sous chaque date, ajoutez des colonnes pour l’heure de début et de fin de quarts, ainsi que pour les pauses éventuelles. Veillez à ce qu’il y ait suffisamment d’espace pour inscrire les détails des quarts de travail de chaque employé.

Avant d’attribuer les quarts de travail, saisissez les heures d’ouverture de votre magasin pour chaque jour. Vous disposerez ainsi d’un cadre pour la planification des quarts de travail.

Étape 5 : Tenir compte des disponibilités et des préférences des employés

Recueillez ensuite des informations sur les disponibilités de chaque employé et sur ses éventuelles demandes de congés. Vous pouvez ainsi vous assurer de ne pas mettre à l’horaire des employés qui ne peuvent pas travailler ou qui ont des engagements personnels importants.

Conseils avancés

Si vous avez opté pour l’option avancée mentionnée ci-dessus, qui consiste à disposer d’une feuille séparée pour la liste de vos employés, il s’agit d’une option supplémentaire. Saisissez 7 colonnes (si vous utilisez des périodes hebdomadaires) à côté de leurs noms pour indiquer s’ils sont disponibles pour des quarts de travail du dimanche au samedi. Des formules peuvent ensuite être utilisées pour vérifier et intégrer ces données dans la feuille de planification principale.

Étape 6 : Attribuer des quarts de travail

Maintenant, place à la prise de décision. Il est temps d’attribuer les quarts de travail. Passez en revue chaque jour et chaque période et attribuez les employés en fonction des exigences de votre entreprise et de leurs postes.

Tenez compte de la réglementation du travail et des lois en vigueur dans votre État ou votre province.

Il est également très important de considérer le poste occupé et les compétences de chaque employéafin de s’assurer que chaque département ou section du commerce dispose d’un nombre suffisant d’employés.

Conseils avancés

Un aspect très important est de faire en sorte que la réglementation en vigueur soit respectée. Pour ce faire, utilisez des formules conditionnelles pour créer une cellule rouge lorsque certaines heures ou certains nombres de quarts atteignent un certain seuil.

D’autres ressources

• États-Unis : Fact Sheet from US Department of Labor
• Canada : Règlement du Canada sur les normes du travail

Étape 7 : Équilibrer les quarts de travail

L’un des aspects les plus difficiles de la planification d’un ensemble diversifié d’employés est la diversité des exigences et des besoins de certains d’entre eux. Comme nous l’avons vu, la meilleure pratique consiste à gérer au mieux leurs préférences en fonction des besoins de l’entreprise.

Il n’est pas seulement important pour la semaine à venir d’avoir une entreprise bien pourvue en personnel, mais aussi pour le long terme. Lorsque les équipes sont déséquilibrées, attribuées de manière injuste ou au détriment des disponibilités de l’employé, cela nuit à la relation avec l’employé. Au final, cela a pour effet d’augmenter le taux de rotation du personnel.

Passez en revue chaque jour de la semaine pour garantir l’équité et reportez-vous aux autres onglets de la feuille de calcul pour prendre des notes.

Étape 8 : Partager l’horaire

Une fois finalisé, partagez l’emploi du temps avec votre équipe. L’idéal est d’utiliser un portail ou un lien en temps réel qui peut être facilement mis à jour en cas de changement de programme.

Étape 9 : Faire des modifications et partager à nouveau

Soyez prêt à modifier l’emploi du temps si nécessaire.

C’est à ce stade que les erreurs de planification se produisent le plus souvent en l’absence d’un logiciel de planification adéquat. Une fois que les horaires sont diffusés, les employés s’engagent à les respecter. Et comme il y a presque toujours des changements à apporter, le renvoi des horaires peut devenir un cauchemar pour les employés qui se réfèrent à des versions d’horaires plus anciennes.

Conseils avancés

Créez un onglet qui répertorie tous les noms et adresses électroniques des employés. Lorsqu’il y a une mise à jour des horaires, créez une macro Excel pour fusionner les adresses électroniques et envoyer un courriel à ces employés pour les informer des changements d’horaires.

Étape 10 : Recueillir manuellement les commentaires

Après avoir utilisé la planification pendant un certain temps, recueillez les commentaires des employés sur le processus et leurs éventuelles suggestions. Si vous n’avez pas d’application pour la communication en équipe déjà en place, vous devrez le faire manuellement.

Cette méthode courante de planification peut, à la longue, causer de graves maux de tête…

C’est l’ancienne et longue méthode de planification des horaires des employés dans le commerce de détail. Elle conduit souvent à des désastres comme celui-ci…

Help! Did manager do this on purpose? I want to quit already.
byu/bongalarium inretailhell

Cela crée également des inefficacités significatives dans l’entreprise lorsque des membres du personnel doivent aider d’autres employés à connaître leurs horaires, au lieu d’aider les précieux clients. Un employé du commerce de détail a lui-même expliqué cette situation en détaillant l’ennui des horaires sur papier alors qu’il essaie d’aider les gens…

“Les dernières semaines dans mon magasin ont été difficiles à ce sujet. Chaque fois que je travaille au service à la clientèle, il y a au moins un employé qui appelle le magasin et attend de moi que je laisse tout tomber (y compris l’énorme file d’attente de clients au service à la clientèle) pour aller consulter l’horaire afin de savoir quand il travaillera la prochaine fois. Apparemment, suivre son propre emploi du temps n’est plus à la mode.” – Retail Girl, The Break Room.

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La façon simple de planifier les horaires de travail dans le commerce de détail

Maintenant, passons à la méthode simple et rapide, avec Evolia! Notre plateforme de gestion pour la vente au détail peut vous aider à automatiser et à simplifier plusieurs des étapes décrites ci-dessus, tout en conservant un contrôle total sur les horaires.

Étape 1 : Recueillir des informations sur les employés

Une fois que vous avez créé votre compte Evolia, allez dans l’onglet « Employés » et cliquez sur l’icône « + » pour trouver les options permettant de collecter des données sur les employés.

Il y a deux façons simples de procéder :

• Ajoutez les informations manuellement ou;/li>
• Importez une liste d’employés avec leurs informations.

Ajoutez ou importez des détails tels que le prénom, le nom, le courriel, le numéro de téléphone, le poste, le lieu, le statut d’emploi, le numéro d’identification de l’employé, le salaire horaire, le nombre d’heures maximum, la date d’embauche et bien plus encore. Les employés peuvent également recevoir une invitation par courriel ou par texto lorsque vous configurez leur profil.

Étape 2 : Définir les quarts de travail et publier

Cliquez sur la colonne du jour correspondant à l’employé et au quart de travail que vous souhaitez planifier. Par la suite, de nombreuses options s’affichent, qui permettent d’automatiser la planification à l’avenir. Inscrivez des informations telles que le poste, le lieu, la pause, les primes de quart, les quarts de travail sur appel, les fins variables et bien plus encore.

Une fois les horaires définis, ils sont publiés et partagés avec le personnel, généralement via les outils de communication de la plateforme Evolia, ce qui permet à tous les membres de l’équipe d’accéder immédiatement et facilement à leurs horaires de travail mis à jour.

Étape 3 : Automatiser le reste

Automatisez les échanges de quarts de travail, les disponibilités, les mises à jour des horaires et bien plus encore. Evolia prend le relais pour gérer les tâches courantes de planification. Cela inclut la mise à jour des horaires en fonction des changements en temps réel, tels que les échanges de quarts ou les demandes de congés. L’automatisation garantit que les horaires restent optimisés pour votre entreprise sans nécessiter de constantes interventions manuelles, ce qui permet aux gestionnaires d’économiser beaucoup de temps et d’efforts.

Gagnez encore plus de temps pour vous concentrer sur les aspects les plus importants de votre entreprise!

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Intégrer la planification avec le suivi du temps de présence et la paie

Evolia peut s’intégrer à d’autres fonctions, telles que la gestion de la paie et le suivi des temps de travail, simplifiant ainsi les multiples aspects liés aux ressources humaines. Cette intégration réduit la charge administrative et peut conduire à un traitement plus précis de la paie, ainsi qu’au respect de la législation du travail. Pour plus d’informations, consultez notre article sur ADP Workforce Now.

Planification automatisée

Evolia peut automatiser le processus de planification, permettant aux gestionnaires de créer rapidement des horaires basés sur des paramètres définis, tels que les disponibilités des employés, leurs rôles et leurs performances. Cela réduit le temps passé à établir manuellement les horaires de chaque employé, diminue la probabilité d’erreurs et garantit une répartition équitable des quarts de travail.

Une multitude d’autres fonctionnalités utiles

Evolia offre une gamme complète de fonctionnalités qui vont au-delà de la planification d’horaires intelligente, notamment le suivi du temps de travail et des présences pour un enregistrement précis des heures de travail, la gestion des tâches pour une répartition et un suivi efficaces des tâches, la gestion des absences pour simplifier le traitement des absences et des demandes de congés des employés ainsi qu’un outil de communication en équipe pour améliorer la collaboration interne.

Imaginez que votre équipe dispose d’un moyen amusant de communiquer pendant le travail, sans avoir recours à des plateformes de médias sociaux externes comme Snapchat, tout en facilitant grandement la gestion des ressources humaines!

Dernières réflexions

Alors que le paysage de la planification évolue pour répondre aux besoins grandissants de flexibilité, aux différentes préférences du personnel, aux pénuries de main-d’œuvre et aux nouvelles technologies, nous devons nous adapter en tant que gestionnaires et employeurs.

N’oubliez pas que la clé d’une planification réussie dans le commerce de détail réside dans l’équilibre entre les besoins de l’entreprise et le bien-être des employés, un objectif atteignable avec la bonne approche et les bons outils.

Alors, qu’attendez-vous? Gagnez du temps et commencez à utiliser Evolia pour résoudre vos problèmes de planification!

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